Struttura e Componenti Chiave di una Lettera Commerciale Professionale

1. Carta Intestata

È l'identificazione dell'impresa o istituzione mittente. I dati inseriti sono: logo aziendale (o solo il nome), indirizzo completo (Comune), telefoni, fax, sito web, e-mail, CAP e altri dati (se presenti).

Oggi, i dati non vengono forniti solo per informazione, ma vengono anche sfruttati visivamente. Non è sufficiente inserire i dati; è necessario presentarli in modo visivamente attraente per suscitare una sensazione piacevole nel destinatario. Pertanto, spesso si lascia solo il logo aziendale nella parte superiore del foglio e gli altri dati si trovano a piè di pagina.

2. Luogo e Data di Emissione

Si posiziona dal centro del foglio verso destra.

Per esempio:

Santiago, 4 marzo 2001

Solitamente si indica prima il mese e poi il giorno per evitare la ripetizione della preposizione "di", che risulterebbe cacofonica.

3. Indirizzo Interno

(L'indirizzo esterno è sulla busta)

È l'identificazione della persona (e non solo dell'azienda, si spera) che riceverà la lettera.

Ogni dato è riportato su una riga separata:

• Signor (o Signora, Signorina, se del caso, non abbreviato)
• Roberto I. Lafontaine (nome del destinatario)
• Direttore (posizione)
• Sede centrale Plaza Vespucio (succursale o sezione dell'azienda)
• DuocUC (nome azienda)
• Diciotto N° 102 (indirizzo, solo se inviata per posta)
• (Comune di Santiago, solo se inviata per posta)
• Presente (se via fax, a mano o con un metodo che garantisce la ricezione del documento)

Il numero civico e il comune, o la dicitura "Presente", si escludono a vicenda, in quanto si riferiscono alla modalità con cui la lettera raggiunge il destinatario.

4. Attenzione

Il suo obiettivo è l'identificazione di un lettore ideale, ma non esplicito. Deve essere formale.

Un tempo si usava molto più di oggi, poiché era più difficile ottenere il nome esatto della persona a cui la lettera era indirizzata. Oggi, è preferibile utilizzare il telefono per ottenere queste informazioni.

L'abbreviazione di "Attenzione" è: A.:

A.: Sig. Mark G. Montiel

5. Riferimento

Si posiziona a destra, sotto l'indirizzo interno (se presente).

È la sintesi della lettera in due o tre parole e aiuta il destinatario a sapere di cosa si tratta prima di leggere il documento, facilitandone la comprensione. Per questo motivo, così come si raccomanda di non usare l'attenzione, si consiglia di utilizzare sempre il riferimento.

Sempre redatto in terza persona (o in forma nominale) e l'abbreviazione è: Ref:

Ref.: Fornitura servizi igienici

6. Il Vocativo

Serve per richiamare l'attenzione del destinatario e iniziare il messaggio.

• È molto breve (due o tre parole).
• Deve essere presente e di breve durata (non usare espressioni come "Egregio Signore").
• Deve corrispondere all'indirizzo interno.
• Dopo il vocativo vanno i due punti.
• Non dovrebbe mai essere abbreviato.

Esempi:

Egregio Signore:
Sig. Montero:

7. Testo (o Corpo della Lettera)

Ovviamente, questa è la parte più importante di tutta la lettera: non possiamo ottenere un buon risultato con un ottimo indirizzo interno e riferimenti ben presentati se il testo è poco chiaro o incompleto. È qui che dobbiamo applicare al meglio tutte le caratteristiche di stile.

Normalmente, viste le sue dimensioni, è divisa in tre paragrafi, che trattano:

1. Introduzione: Per far sapere subito al mittente e al destinatario di cosa si tratta.
2. Sviluppo: Contiene le informazioni principali, la ragione d'essere della lettera, il nucleo centrale e più importante, ciò che abbiamo riassunto nel riferimento.
3. Conclusione: La chiusura del messaggio, che spesso implica un impegno o una richiesta. A volte può anche includere un congedo.

8. Congedo

Deve essere attuale e non dovrebbe essere abbreviato.

Dobbiamo evitare avverbi da soli ("attentamente", "cordialmente"), poiché per definizione sono caratteristiche di un verbo (e in questo caso non lo è).

In molti casi, termina con una virgola (,), poiché la frase grammaticalmente si conclude con il soggetto che si presenta più tardi (a piè di firma).

Cordiali saluti,

9. Firma a Piè di Pagina

È l'identificazione della persona che invia la lettera.

Si presentano due dati:

• Il nome e la posizione (su righe diverse) e la necessità di lasciare spazio sufficiente affinché la persona possa apporre la propria firma autografa, anche se si tratta di lettere digitali.
• Non è necessario ripetere il nome dell'azienda, che è già chiaramente indicato nell'intestazione.

Jorge Campos A.
Amministratore

10. Iniziali di Responsabilità

Si scrivono le iniziali della persona che firma in lettere maiuscole, seguite da una barra (/) e dalle iniziali minuscole della persona che ha redatto il documento.

Si scrive solo nel caso in cui più di una persona sia coinvolta nella preparazione della lettera; se è chiaro che una sola persona è responsabile, non è necessario.

Attualmente, in molti casi si indicano solo le iniziali del redattore, poiché è ovvio che il firmatario è anche responsabile, avendo apposto la propria firma.

JLC / mtb

11. Allegati

È una lista di elementi che accompagnano la lettera.

In cima alla lista si usa l'abbreviazione "All." (Allegati) o "Incl." (Inclusi), a scelta, poiché sono del tutto equivalenti.

All.: Listino Prezzi
Incl.: Listino Prezzi

12. Copie

Si scrive una lista di tutte le persone (o uffici) che riceveranno una copia di questa lettera.

Si usa sempre l'abbreviazione cc (copia conoscenza).

cc: Gestione delle finanze
cc: Gestione del personale

Questi sono gli elementi fondamentali di una lettera commerciale, da adattare alle esigenze specifiche di ciascun documento e allo stile di ogni azienda.