Struttura Organizzativa e Comunicazione Aziendale: Principi Essenziali

Organizzazione Formale e Informale

L'organizzazione si manifesta in due forme principali: formale e informale.

Organizzazione Formale

Le relazioni formali sono talvolta definite dal management e sono strutturate per raggiungere obiettivi specifici.

Organizzazione Informale

L'organizzazione informale è un insieme congiunto di relazioni sociali che nascono spontaneamente all'interno di un'azienda. È più difficile da stabilire e gestire rispetto all'organizzazione formale.

La Comunicazione Aziendale

Elementi della Comunicazione

La comunicazione di informazioni avviene da un mittente a un destinatario. Il contenuto è un messaggio che viene trasmesso attraverso un canale. Sia in fase di invio che di ricezione del messaggio è necessario un codice, processo chiamato codifica o decodifica.

Tipi di Comunicazione

Esistono molti tipi di comunicazione; i più importanti sono:

• Secondo la posizione: comunicazione interna, comunicazione esterna.
• Per tipo di organizzazione: comunicazione formale, comunicazione informale.
• Secondo la direzione di trasmissione: comunicazione verticale, comunicazione orizzontale, comunicazione trasversale (cross-comunicazione).

Canali di Comunicazione

I canali di comunicazione sono gli ambienti attraverso cui le informazioni vengono trasmesse. Esempi importanti includono:

• Riunioni di lavoro
• Suggestion Box
• Circoli di Qualità
• Interviste periodiche
• Circolari
• E-mail
• Eventi sociali
• Stampa e pubblicazioni interne
• Bacheche (Bulletin Boards)

Reti di Comunicazione

Le reti di comunicazione si distinguono in centralizzate e decentralizzate. Nelle reti centralizzate, la comunicazione ruota attorno a una sola persona. Nelle reti decentralizzate, i partecipanti interagiscono tra loro e non c'è un leader definito. Esse sono classificate secondo la forma che assumono:

• Reti a catena: ideali per la comunicazione verticale.
• Reti a "Y": simili alle precedenti, ma uno dei due livelli della gerarchia si dirama.
• Reti a stella: una persona occupa la posizione centrale.
• Reti a cerchio: le informazioni passano da una persona all'altra fino a raggiungere la posizione di partenza.
• Reti multicanale (o a raggiera): tutti comunicano con il resto dei partecipanti.

Barriere della Comunicazione

Ecco le barriere più importanti che possono ostacolare una comunicazione efficace:

• Barriere culturali: non tutto il personale ha assimilato la cultura organizzativa (un insieme di valori condivisi da tutti i membri di un'organizzazione).
• Barriere burocratiche: procedure eccessive possono rallentare il flusso delle informazioni.
• Sovraccarico di informazioni: un eccesso di informazioni può far perdere la concentrazione.

Progettazione della Struttura Organizzativa

La struttura organizzativa definisce il modo in cui un'azienda divide i compiti e coordina le attività per perseguire un obiettivo o un progetto. All'interno della struttura formale si distinguono:

• Struttura Lineare: basata su una chiara gerarchia.
• Struttura Linea-Staff: mantiene al centro la gerarchia, ma è integrata da un insieme di unità di supporto (consulenti tecnici che dirigono o coordinano le attività).
• Struttura a Commissione: istituisce un sistema partecipativo nel processo decisionale. È raro che un'azienda utilizzi questa struttura come unica forma. Il vantaggio è la sua ricchezza e la natura stimolante; lo svantaggio è la sua lentezza.
• Struttura a Matrice: unisce i vantaggi del raggruppamento per funzione e per prodotto, stabilendo una doppia linea di autorità. Il vantaggio principale è la sua flessibilità. Il problema più immediato deriva dalla doppia autorità.

Modelli di Raggruppamento (Criteri di Dipartimentalizzazione)

I criteri per raggruppare le funzioni o le divisioni all'interno di un'organizzazione includono:

1. Raggruppamento per Funzioni: i lavoratori con la stessa funzione sono raggruppati in dipartimenti (gruppi di lavoro con similarità).
2. Raggruppamento per Divisioni di Prodotto: le divisioni sono autonome e responsabili del proprio prodotto.
3. Raggruppamento per Mercati o Clientela.
4. Raggruppamento Geografico.
5. Raggruppamento Misto: non si utilizza un criterio puro, ma una combinazione di tutti.