Struttura Organizzativa e Gestione del Personale in Azienda

Struttura Organizzativa e Documentazione Aziendale

1. Definizione e Tipi di Organigramma

L'organigramma è la rappresentazione grafica della struttura di un'azienda o di un'organizzazione. Rappresenta la struttura dipartimentale e, in alcuni casi, le persone che la compongono, offrendo una visione d'insieme delle relazioni gerarchiche e delle competenze all'interno dell'organizzazione.

Un buon organigramma deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Deve essere di facile comprensione e utilizzo.
• Deve contenere solo gli elementi essenziali per non risultare confusionario.

Funzioni principali dell'organigramma:

• Funzione informativa: Fornisce una chiara mappa della struttura aziendale.
• Funzione di analisi: Permette di visualizzare tutti gli elementi di autorità, i diversi livelli gerarchici e le relazioni tra di essi.

Tipologie di Organigramma

• Verticale: Mostra la gerarchia come una piramide, dall'alto verso il basso.
• Orizzontale: Mostra la gerarchia da sinistra a destra.
• Misto: Una combinazione tra l'organigramma verticale e quello orizzontale.
• Circolare: L'autorità massima è al centro e attorno ad essa si formano cerchi concentrici che rappresentano i diversi livelli gerarchici.
• Scalare: Utilizza le rientranze per indicare l'autorità; maggiore è la rientranza, minore è l'autorità della posizione.
• Tabulare: È molto simile a quello scalare, ma non utilizza linee per collegare i livelli di autorità.

2. Descrizione dei Manuali Aziendali

I manuali aziendali sono documenti che dettagliano le caratteristiche, le responsabilità e le procedure relative a una posizione, un dipartimento o all'intera organizzazione.

• Manuale delle politiche aziendali: Definisce i criteri di azione e le linee guida generali dell'azienda. Esempio: "La nostra politica è che il cliente venga servito entro 15 minuti".
• Manuale dipartimentale: Regola le azioni del personale di uno specifico dipartimento in base alle funzioni svolte. Esempio: Manuale del reparto Vendite.
• Manuale di benvenuto (Welcome Kit): Fornisce ai nuovi assunti una breve storia dell'azienda, la sua missione, visione e valori. Solitamente include anche una copia del regolamento interno per illustrare diritti e doveri.
• Manuale organizzativo: Contiene informazioni dettagliate sulla struttura aziendale complessiva e sulle funzioni di ciascuna area.
• Manuale delle procedure: Descrive in modo specifico ogni fase necessaria per svolgere una determinata attività. Esempio: Manuale per la valutazione del personale.
• Manuale tecnico: Come suggerisce il nome, descrive le modalità tecniche per eseguire un compito specifico. Esempio: Manuale per l'assemblaggio di componenti.
• Manuale a contenuto multiplo: Combina elementi di diversi manuali (ad esempio, organizzazione e procedure) in un unico documento.

Processi di Reclutamento e Selezione del Personale

3. Obiettivi dell'Assunzione del Personale

L'obiettivo principale del processo di assunzione è attrarre i candidati più qualificati e potenzialmente idonei a ricoprire una determinata posizione lavorativa.

Esempio pratico:

• Per assumere una figura manageriale, si utilizzeranno canali specifici e mirati, come agenzie di recruiting specializzate o annunci su testate di settore.
• Per l'assunzione di una figura junior, la ricerca è generalmente meno specifica e comporta costi inferiori, utilizzando canali come portali di lavoro online o career day universitari.

4. Scopo della Selezione del Personale

La selezione del personale è il processo attraverso il quale un'organizzazione sceglie, da una rosa di candidati, la persona che meglio soddisfa i criteri richiesti per la posizione vacante, tenendo conto anche delle attuali condizioni del mercato del lavoro.

5. Modelli di Reclutamento

• Modello a candidato unico: Esiste una sola posizione vacante e un solo candidato, spesso preselezionato o scelto direttamente.
• Modello di classificazione: Si ricercano candidati per diverse posizioni aperte contemporaneamente, con l'obiettivo di associare la persona più adatta a ciascun ruolo.
• Modello di selezione: È il modello più comune, in cui ci sono diversi candidati in lizza per una singola posizione.

6. Meccanismi per la Definizione del Profilo Professionale

Per definire il profilo della figura da ricercare e ottenere le informazioni necessarie, si utilizzano diversi strumenti:

• Descrizione e analisi della posizione (Job Description & Analysis)
• Richiesta di personale da parte del dipartimento interessato
• Ricerche di mercato per comprendere standard e retribuzioni
• Tecnica degli incidenti critici (analisi di comportamenti passati efficaci o inefficaci)
• Analisi del carico di lavoro previsto per la posizione

7. Tecniche di Selezione dei Candidati

Le tecniche di selezione hanno l'obiettivo di valutare le competenze e l'idoneità dei candidati. Le principali sono:

• Colloquio (o Intervista): Può essere strutturato (con domande predefinite) o non strutturato (più libero e discorsivo).
• Test e prove:
  • Test di conoscenza: Valutano le competenze tecniche e professionali specifiche per il lavoro.
  • Test psicometrici: Misurano abilità logiche, attitudinali e di problem-solving.
  • Test di personalità: Analizzano i tratti comportamentali e caratteriali del candidato.
• Prove di simulazione: I candidati vengono posti di fronte a situazioni lavorative simulate per osservarne il comportamento. Esempi includono il role-playing o le discussioni di gruppo (group assessment).

Aspetti Contrattuali e Sociali

8. Definizione di Contratto di Lavoro e Funzione Sociale

Un contratto di lavoro è un accordo privato, in forma orale o scritta, tra due parti (datore di lavoro e lavoratore). Attraverso questo accordo, le parti si obbligano a rispettare determinati termini, creando diritti e doveri reciproci.

La funzione sociale del lavoro si riferisce al ruolo che gli individui e i gruppi svolgono all'interno della società. Ogni elemento, attraverso il proprio lavoro, apporta un contributo specifico al funzionamento e al benessere della collettività nel suo complesso.