Documenti Commerciali e Contabili: Tipologie e Funzionamento
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Documenti Aziendali e Prove Commerciali
I documenti aziendali, chiamati anche documenti commerciali, sono definiti "prove" in quanto costituiscono la testimonianza di qualsiasi operazione condotta dalla società. Ogni documento serve ad attestare un tipo specifico di transazione. È noto che qualsiasi operazione coinvolge almeno due parti e, per ognuna di esse, il documento avrà un significato diverso (come nel caso di acquirente e venditore, debitore e creditore, o esattore e pagatore).
| DOCUMENTO | PROVA (TEST) |
|---|---|
| FATTURA (BILL) | Prova di acquisto / vendita |
| RICEVUTA | Prova del pagamento / incasso |
| DOCUMENTO DI TRASPORTO (RITORNO) | Prova di consegna / ricevimento della merce |
| PAGHERÒ (IOU) | Prova dell'impegno a pagare in una certa data (diritto a ricevere) |
| ASSEGNO | Prova dell'ordine di pagamento rivolto a una banca per pagare il portatore del titolo. |
| ASSEGNO POSTDATATO | Prova dell'ordine di pagamento a una banca emesso per essere riscosso dopo una certa data. |
| DISTINTA DI DEPOSITO | Prova del deposito di contanti o assegni presso una banca. |
La Fattura (Bill)
Vendite: Le operazioni di vendita generano sempre una fattura. Partendo dal presupposto che la nostra azienda sia un soggetto registrato ai fini IVA, emettiamo due tipi di fatture:
- Fattura "A": Utilizzata per le vendite a soggetti registrati (Partita IVA). I prezzi indicati non sono comprensivi di IVA, pertanto si deve aggiungere l'IVA al 21% (o l'aliquota vigente). Il prezzo totale da pagare da parte del cliente è dato dalla somma del prezzo netto più l'IVA. L'acquirente conserva l'originale e il venditore il duplicato.
- La numerazione della fattura è composta da cifre che indicano il numero del punto vendita (POS) e da 8 cifre che indicano il numero del voucher; questi numeri devono essere correlati e progressivi.
- In caso di consegna a domicilio, è necessario emettere un documento di trasporto (rinvio) e indicarne il numero sulla fattura.
- Fattura "B": Utilizzata per le vendite ai consumatori finali o soggetti in regimi agevolati (monotributistas). In questo caso, il prezzo indicato include già l'IVA.
Il Pagherò (IOU)
In questo documento devono essere indicati:
- L'importo da pagare, espresso sia in lettere che in numeri.
- Il luogo e la data di emissione, nonché la data di scadenza dell'obbligazione (in numeri e lettere).
- Il bollo, che rappresenta il valore legale della nota.
- Importante: Il documento non è valido se non è firmato.
Assegni Postdatati e Bancari
L'assegno postdatato ha la particolarità di avere due date: quella di emissione e quella a partire dalla quale può essere effettuato il pagamento. Come per la cambiale, non è valido se non è firmato dall'emittente.
L'assegno bancario è simile all'assegno postdatato ma presenta un'unica data: quella di emissione. Può essere riscosso a partire da quel giorno e, come il precedente, non è valido senza firma.
Distinta di Deposito (Voto Deposito)
Deve includere la data e il luogo dell'operazione, l'importo (in numeri e lettere) e il numero di conto su cui accreditare la somma depositata (in contanti, assegni o entrambi).
La Ricevuta
- La ricevuta viene rilasciata dalla persona che riceve denaro o assegni in pagamento, a saldo totale o parziale di un credito a proprio favore.
- Non è obbligatorio emettere una ricevuta per una vendita in contanti contestuale, ma è necessaria quando il pagamento avviene successivamente (vendita a credito).
- Bisogna inserire la data di ricezione del pagamento e specificare cosa è stato ricevuto.
- Se si riceve un assegno, è necessario indicare il numero dell'assegno e la banca di riferimento.
- Si dovrebbe registrare anche il numero della fattura che ha originato il diritto all'incasso, insieme alla data e all'importo.
- Chi paga conserva l'originale, mentre chi incassa trattiene il duplicato.
Documento di Trasporto (Ritorno)
- Questo documento accompagna la merce al momento della consegna e dettaglia esclusivamente i prodotti e le quantità, senza indicare i prezzi.
- Non genera registrazioni contabili immediate nell'attivo, poiché l'operazione viene registrata ufficialmente al momento dell'emissione della fattura.