Dominio de Microsoft Excel y Access: Conceptos Fundamentales

Microsoft Excel: Conceptos Básicos

1. ¿Qué es Excel?

Es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas, junto con fórmulas. Es la hoja de cálculo de Microsoft Office, fundamental para aplicaciones en el mundo financiero y estadístico, permitiendo la creación de gráficos a partir de cualquier conjunto de datos.

2. Métodos para realizar una suma en Excel

• Suma automática: Seleccionar la celda, hacer clic en el icono de suma automática en la barra de herramientas, seleccionar el rango con el ratón y presionar Intro.
• Fórmula manual: Escribir el signo = en la celda, introducir la fórmula y presionar Intro.
• Función FX: Seleccionar el botón fx (Insertar función) y elegir la operación deseada.

3. Referencias absolutas y relativas

Para calcular el producto x * n en la celda D5, escribimos =A5*B5. Esto es una referencia relativa: si copiamos la fórmula en la celda D6, Excel la ajustará automáticamente a =A6*B6.

4. ¿Qué significa el error #######?

Indica que el contenido de la celda no cabe en su ancho actual; es necesario aumentar el tamaño de la columna.

5. Ordenar datos

Es posible ordenar los datos de cualquier columna en orden ascendente o descendente. Seleccione los datos y elija en el menú: Datos / Ordenar.

6. Selección de elementos en Excel

• Celda: Clic sobre ella.
• Fila: Clic en el número de la cabecera.
• Varias filas seguidas: Clic en la primera cabecera y arrastrar hasta la última.
• Varias filas no seguidas: Clic en la primera, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las demás.
• Columna: Clic en la letra de la cabecera.
• Varias columnas seguidas: Clic en la primera letra y arrastrar.
• Columnas no seguidas: Clic en la primera, mantener CTRL y seleccionar las demás.
• Rango: Clic en una esquina y arrastrar hasta el vértice opuesto.
• Varios rangos: Seleccionar el primero, mantener CTRL y seleccionar los siguientes.

7. Función FX (Insertar función)

Presenta una ventana con funciones agrupadas por categorías. Al seleccionar una, se muestra su sintaxis y una explicación de sus argumentos.

8. El controlador de relleno

Sirve para completar un rango de celdas automáticamente. Si la celda contiene un número, fecha u hora, Excel extenderá la serie en lugar de solo copiar el valor.

Microsoft Access: Bases de Datos

1. ¿Qué es Access?

Es una aplicación de software que permite organizar grandes volúmenes de información. Sus componentes principales son: tablas, consultas, formularios y reportes.

2. ¿Qué son las tablas?

Es la forma en que las bases de datos organizan la información internamente, estructurada en filas y columnas.

3. Registros y campos

• Registros: Son las filas de la tabla; el conjunto de características que definen a un elemento.
• Campos: Son las columnas de la tabla; representan un atributo común a todos los registros (ejemplo: fecha, título, autor).

4. ¿Qué es una consulta?

Permite seleccionar campos de una o más tablas, aplicar condiciones para filtrar registros y presentarlos en un orden determinado. Es el motor de potencia de la base de datos.

5. Tipos de consultas

• Selección: Elige un grupo de registros.
• Campos cruzados: Agrupa datos en categorías en formato compacto.
• Creación de tabla: Genera una nueva tabla con los resultados.
• Eliminación: Borra registros específicos.
• Accodamiento: Añade registros a una tabla existente.
• Actualización: Realiza cambios masivos en los datos.

6. Acciones sobre tablas

• Vincular Word: Conecta datos a un documento existente.
• Publicar en Word: Crea un documento nuevo con el formato de la tabla.
• Analizar en Excel: Exporta los datos para un análisis avanzado en hojas de cálculo.

7. Formularios

Sirven para presentar los registros de una tabla de forma práctica y elegante, utilizando una ventana única para visualizar los campos de un registro.

8. Filtros

Permiten seleccionar registros que cumplen una propiedad específica, mostrando solo una parte de la tabla en lugar de todos los datos.