Gestione Aziendale: Procedure per Inventario e Controllo Interno del Personale

Gestione dell'Inventario e Valutazione delle Scorte

Inventario: Le scorte o rimanenze di magazzino rappresentano il patrimonio della società acquisito a scopo di rivendita nello stesso stato in cui è stato acquistato, oppure da trasformare in altri tipi di prodotti da vendere come tali. Una parte significativa dell'inventario è di proprietà dell'azienda e destinata alla vendita.

Valutazione delle Scorte

Le voci che compongono l'inventario includono:

• Merci acquistate da terzi: Prodotti finiti.
• Prodotti in corso di lavorazione: Materie prime e forniture di fabbrica.
• Materiale da imballaggio: Merci in transito.

Controllo Interno dell'Inventario

Le scorte rappresentano solitamente la categoria con il volume più alto di attività all'interno di un'azienda. Per una gestione efficace, è necessario seguire queste direttive:

1. La merce deve essere protetta contro il furto e le perdite; la sicurezza deve essere garantita e l'accesso consentito solo alle persone autorizzate.
2. All'entrata in magazzino, i beni devono essere valutati, contati o misurati, confrontando il risultato con la relativa documentazione.
3. La fornitura dei beni deve avvenire solo previa presentazione di ordini fermi debitamente autorizzati.
4. Deve essere tenuto un registro di inventario continuo sulle quantità e sui valori di tutta la merce.
5. I record di magazzino devono essere quadrati con il rispettivo conto di controllo.
6. Le persone responsabili del sistema di stoccaggio ausiliario devono essere diverse dai responsabili della sorveglianza fisica delle merci.
7. Lo stock del libro mastro sussidiario dovrebbe essere periodicamente riesaminato al fine di individuare beni obsoleti o a lento movimento.
8. Deve essere effettuato un conteggio fisico di tutti gli stock e i risultati devono essere confrontati con i conti della contabilità sussidiaria e il controllo del rispettivo magazzino.

Sistemi di Gestione dell'Inventario

Sistema di Inventario Periodico

Utilizzato per lo più dalle piccole e medie imprese, questo sistema non permette di conoscere la quantità esatta delle scorte se non dopo aver effettuato un conteggio fisico ad una certa data per la successiva valutazione. Di solito viene eseguito solo una volta all'anno, alla fine del periodo contabile; pertanto, non è possibile sapere quanto si stia guadagnando o perdendo su base lorda ogni volta che l'azienda effettua una vendita.

Sistema di Inventario Perpetuo

Con questo sistema è possibile stabilire in qualsiasi momento la quantità fisica di ogni tipo di elemento posseduto dall'azienda. Il costo è facilmente monitorabile poiché l'inventario viene caricato al momento dell'acquisto dei beni e scaricato quando si effettua una vendita. Il sistema viene aggiornato continuamente, mantenendo il saldo in tempo reale per ogni transazione.

Gestione del Personale e Payroll (Buste Paga)

L'attività economica è svolta da soggetti con personalità giuridica attraverso l'utilizzo di capitale umano e naturale. L'azienda impiega fattori di produzione, comprese le risorse umane, che devono essere compensate per i loro servizi; tale compenso è noto come remunerazione del lavoro.

Controllo Interno del Personale

1. Devono essere approvati da persone autorizzate: l'assunzione, lo stipendio base, le detrazioni in busta paga e altri pagamenti straordinari o speciali.
2. I record di ciascun lavoratore devono rimanere inaccessibili alle persone coinvolte nella preparazione della busta paga o a coloro che approvano i pagamenti.
3. Devono essere utilizzati orologi marcatempo per monitorare con precisione il tempo di lavoro.
4. È necessario separare le funzioni tra: chi controlla il tempo di lavoro, chi prepara la busta paga, chi paga gli stipendi, chi assume il personale e chi si occupa dei licenziamenti.