Gestione delle Collezioni Museali: Inventario, Catalogazione e Fondi Documentali

Gestione e Controllo delle Collezioni Museali

L'entrata rappresenta l'ingresso e l'uscita di controllo di uno degli oggetti del museo. Questa operazione implica una registrazione formale che viene riportata nel registro. Normalmente, non ci sono molti punti vendita di opere nei musei; tuttavia, è possibile mostrare un pezzo se è degradato, venduto o in fase di restauro.

Inventario e Catalogazione

• Inventario: È la lista completa, o parziale, di tutte le collezioni. La maggior parte dei musei non ha ancora catalogato l'intera totalità delle proprie opere. L'inventario è parte della documentazione complessiva del museo e richiede passaggi specifici: registrazione dei dati, numero di registro e documentazione relativa ad ogni pezzo.
• Catalogo: Gestione di tutti o parte dei dati per stabilire categorie per le opere. È possibile creare il numero di cataloghi desiderato (per generi, periodi, temi, autori, ecc.). Deve sempre essere presente il catalogo di posizione.

Aree dei Fondi Museali

Le aree documentarie museali si dividono in fondi museali, documentari, bibliografici e amministrativi.

1. Fondi Museali

L'obiettivo è l'insieme di materiali diversi, solitamente tridimensionali. Sono beni appartenenti al patrimonio; la conservazione, la documentazione, il restauro e l'esposizione organizzata rappresentano la funzione principale del museo.

2. Fondi Documentari

Serie di documenti su diversi mezzi di comunicazione (scrittura, immagine e suono). La caratteristica principale è quella di essere esemplari unici, non copie di una tiratura. A volte costituiscono un particolare tipo di fondo museale che ha interesse espositivo solo occasionalmente, fungendo principalmente da base per la ricerca.

3. Fondi Bibliografici

Serie documentarie su diversi supporti, la cui caratteristica fondamentale è quella di essere copie di una tiratura sistematica, non patrimonio unico. Sono strumenti essenziali per la ricerca, la proiezione e la diffusione dei fondi del museo.

4. Fondi Amministrativi

Documenti strettamente amministrativi prodotti dal museo, derivanti dalla gestione delle collezioni o dalle attività generali del centro. A volte acquisiscono un valore a lungo termine, richiedendo lo stesso controllo e gestione dei fondi museali.

Sigle di Riferimento

• CE: Collezione Stabile (Record)
• DE: Stato
• FB: Fondo Bibliografico
• DO: Altri Depositi
• FD: Fondi Documentari