Gestione Documentale e Archiviazione Aziendale: Procedure e Metodi

Gestione dei Documenti Aziendali

AVVISO: Documento informativo destinato al personale su questioni di interesse per il gruppo.

Tipologie di documenti aziendali

• Documenti di compravendita (Sell/Buy): Offerta, ordine, contratto, normativa, lettera di carico, fattura, fattura proforma, ricevute, note, controlli.
• Documenti generali: Comunicazioni interne, relazioni, verbali, annunci, memorie, istanze di risorse, atti ufficiali, affidavit, certificati.

Comunicazione interna

Le comunicazioni interdipartimentali e gli avvisi condividono le seguenti caratteristiche: sono brevi, informali, privi di protocollo, datati e firmati.

Relazioni e Rapporti

Le relazioni sono solitamente redatte da specialisti con uno stile impersonale in terza persona, utilizzando un linguaggio tecnico e narrando gli eventi in ordine cronologico. Devono garantire obiettività e riservatezza.

Classificazione delle relazioni

• Contenuti: Personali, commerciali.
• Oggetto: Interno (personale proprio), esterno (da terzi).
• Grado di coinvolgimento: Espositivi, valutativi (interpretativi).
• Metodo: Rapporto puro, lettera-relazione.

Struttura obbligatoria: Titolo, introduzione, esposizione, conclusione, data, firma e allegati.

Riunioni e Verbali

Riunioni

Convocazione formale che include l'ordine del giorno. Contiene: dati del convocatore, data, ora, luogo, temi da affrontare e dettagli delle proposte.

Verbale

Resoconto scritto (cronaca) di una riunione che specifica gli accordi raggiunti. Include: dettagli della riunione, identità dei partecipanti, temi discussi, decisioni prese e firme.

Comunicazioni Formali

Sono disciplinate da protocolli rigidi, linguaggio formale e depersonalizzazione.

• Istanza: Struttura composta da intestazione (dati richiedente), corpo (esposizione e richiesta) e chiusura (luogo, data, firma).
• Dichiarazione: Documento che attesta fatti specifici.
• Certificato: Documento emesso per confermare fatti o circostanze riguardanti terzi.

Archiviazione e Gestione Dati

Criteri di classificazione

• Alfabetico: Basato sull'alfabeto (nomi di persone o società).
• Numerico: Basato su codici numerici univoci.
• Alfanumerico: Combinazione di lettere e numeri.
• Cronologico: Basato sulla data.
• Geografico: Basato sulla posizione.
• Per materia: Basato sull'oggetto del documento.

Gestione dell'archivio digitale

L'archivio digitale permette l'uso di database per l'elaborazione delle informazioni. I vantaggi includono: capacità di storage, velocità, riduzione degli errori e risparmio di spazio.

Protezione dei dati

La protezione dei dati è obbligatoria per legge (es. normativa sulla protezione dei dati personali) e per la sicurezza aziendale (backup, antivirus, firewall, crittografia).

Definizioni chiave

• Efficace: Quando la probabilità di raggiungere un obiettivo è elevata.
• Efficiente: Quando si ottengono risultati con il minimo consumo di risorse.