Gestione Efficace dei Gruppi di Lavoro e delle Riunioni Aziendali

Gruppi di Lavoro

Tipologie di Gruppi di Lavoro

Le tipologie di gruppi possono essere classificate in base a diverse variabili:

• Dimensioni temporali: riguarda la stabilità delle relazioni.
  • Permanente: gruppi dedicati a svolgere attività di routine della distribuzione, dell'organizzazione e attività di manutenzione. Si occupano di raccogliere e trasmettere informazioni, risolvere problemi, prendere decisioni e assegnare, attuare e supervisionare il lavoro.
  • Gruppi ad hoc o temporanei: creati per svolgere un lavoro temporaneo focalizzato su attività di sviluppo e innovazione. Sono limitati nel tempo e vengono sciolti al termine della loro funzione.
• Livello di formalità:
  • Formale: previsto dall'organizzazione, orientato agli obiettivi e parte integrante dell'organigramma.
  • Informale: spontaneo, basato sulle relazioni e orientato verso la soddisfazione dei bisogni sociali e personali dei componenti.
• Scopo per il quale vengono creati:
  • Produzione: gruppi in cui i membri eseguono congiuntamente un determinato compito (dipartimenti e unità organizzative).
  • Risoluzione dei problemi: gruppi chiamati per lo studio di progetti specifici dell'organizzazione.
  • Risoluzione dei conflitti: obiettivo prioritario dei gruppi negoziali.
  • Cambiamento e sviluppo organizzativo: obiettivo specifico di gruppi tecnici, gruppi di difesa e team di formazione.

Livello Gerarchico

Differenziazione Verticale

• Pianificazione della gestione: rappresenta il vertice strategico ed è responsabile dello sviluppo del contesto in cui operano gli altri gruppi.
• Dirigenti e quadri: sviluppano e monitorano i piani e le politiche definiti dal management a diversi livelli gerarchici.
• Gruppi di non-dirigenti: lavoratori e subordinati con responsabilità operativa di base per l'esecuzione dei compiti, rispondendo a una linea intermedia.

Differenziazione Orizzontale

• Gruppi che offrono servizi specializzati in materia di produzione o ricerca, basati su conoscenze e abilità specifiche.
• Commissioni temporanee create con missioni diverse per fornire consulenza e supporto decisionale.

Fasi nella Formazione di un Team

Il processo di creazione di un team efficace segue diverse tappe fondamentali:

• Fase 0 (Iniziale): Presentazione dei componenti e del coordinatore, il quale spiega le aspettative e le modalità di lavoro.
• Fase 1 (Definizione del target): Coordinamento degli obiettivi perseguiti dalla squadra, indicando compiti, procedure e l'impatto del lavoro su ogni membro.
• Fase 2 (Definizione delle norme): Per assicurare le prestazioni, i membri devono rispettare norme di gruppo relative ai compiti, all'interazione, ai valori e agli atteggiamenti. Tali norme dovrebbero essere comunicate per iscritto.
• Fase 3 (Risoluzione dei conflitti): Quando la comunicazione diventa più aperta, è normale che i conflitti interpersonali aumentino. Il ruolo del coordinatore/leader è fondamentale per favorire soluzioni e creare spirito di squadra.
• Fase 4 (Consolidamento del gruppo): Il team sviluppa creatività ed efficienza, soddisfacendo le esigenze emotive dei membri e valutando i propri progressi.

Stadi di Sviluppo dei Gruppi

1. Fase iniziale: caratterizzata dall'insicurezza delle persone dovuta all'ignoranza del contesto.
2. Stadio di conflitto: confronto tra i risultati ottenuti e le aspettative individuali; può emergere insoddisfazione o rifiuto tra i componenti.
3. Stadio di sviluppo: i risultati iniziano a vedersi, il malcontento diminuisce e l'integrazione aumenta la produttività.
4. Fase di lavoro: il gruppo diventa indipendente e pienamente produttivo.

Tecniche di Intervento sui Gruppi

Per evitare la dispersione, i membri devono avere obiettivi chiari e concreti. È essenziale un ambiente tra pari basato sul rispetto e sulla comunicazione aperta. Il team deve godere di autonomia, ma necessita di supporto interno dalla società per operare con la massima efficienza.

Tecniche di Attuazione per Dinamiche di Gruppo

• Drammatizzazione (Role-playing): utilizzata per migliorare le relazioni tra datori di lavoro e dipendenti, risolvere conflitti o integrare gruppi emarginati. Permette di sperimentare i sentimenti altrui.
• Philips 66: consente di ottenere molte idee in breve tempo con gruppi numerosi. Si divide il gruppo in sottogruppi di 6 persone che discutono per 6 minuti.
• Brainstorming: gruppi di 8-10 persone esprimono idee in assoluta libertà su un problema posto da un moderatore. La regola principale è evitare la critica, privilegiando la quantità alla qualità.
• Case Study (Studio di caso): analisi di una situazione reale presentata per iscritto. Dopo uno studio individuale, il gruppo (max 12 persone) discute la soluzione per trarre conclusioni applicabili.
• Self-Introduction (Auto-presentazione): i partecipanti si siedono in cerchio per conoscersi meglio, rompere il ghiaccio e rafforzare la fiducia reciproca.

Le Riunioni

Definizione di Riunione

Una riunione è l'atto di raccogliere un gruppo di persone per uno scopo preciso. Cristina Watt definisce le riunioni come un insieme di persone con interessi comuni, temporaneamente unite per scopi di formazione, decisione o informazione.

Elementi Costitutivi delle Riunioni

• Soggetti: tutte le persone coinvolte, distinguendo tra chi convoca e chi partecipa.
• Scopo: la ragione dell'incontro. L'obiettivo deve essere chiaro nella convocazione per preparare la strategia adeguata.
• Tempo: include l'orario di inizio e la durata prevista per lo sviluppo dei punti all'ordine del giorno.
• Spazio: luogo fisico scelto in base alla distanza per i partecipanti e alle condizioni ambientali (luce, ampiezza, disposizione).

Tipologie di Incontri

In base alla frequenza

• Sporadica: si svolge occasionalmente.
• Continua: incontri programmati in un periodo di tempo previsto per raggiungere obiettivi complessi.

In base alla tematica e al flusso informativo

• Briefing discendente (Top-down): i superiori trasmettono informazioni ai subordinati per far conoscere i motivi di determinate scelte e garantire il raggiungimento degli obiettivi.
• Briefing ascendente (Bottom-up): flusso di informazioni dai collaboratori verso il management. Utile per raccogliere pareri su professioni, design di prodotto o processi. Richiede un moderatore per stimolare la partecipazione.
• Briefing orizzontale: scambio di informazioni tra pari o gruppi dello stesso livello. Utile per favorire un clima di concordia e fiducia reciproca.