Gestione Operativa degli Acquisti e Controllo Magazzino

L'acquisto di Operazioni di Base

Comprende una serie di attività da acquisire per lo sviluppo della società.

Classi di prodotti acquistabili

• Attività a lungo termine: Immobilizzazioni.
• Merci in vendita: Inventari.
• Crediti a breve termine: Spese.

Real a lungo e breve termine

• Lungo termine: Rappresentano attività per l'azienda.
• Breve termine: Si consumano rapidamente con l'uso e rientrano nella categoria di spesa.

Processo di Acquisto

1. Necessità di acquisto

• Ricerca informazioni: Consultazione della scheda di magazzino per verificare la necessità di acquisto (scorta minima).
• Risultato: Determinazione del numero di unità da acquistare.

La scheda di magazzino dettaglia gli ingressi e le uscite delle merci (in unità fisiche e valori). Questo strumento consente di verificare l'esistenza di un bene dopo ogni operazione e fornisce i dati di stoccaggio minimo e massimo.

2. Selezione del fornitore

• Ricerca informazioni: Valutazione di prezzo, qualità e termini di pagamento offerti.
• Risultato: Invio delle richieste di quotazione ai fornitori.
• Scelta finale: Confronto dei prezzi e invio dell'ordine di acquisto.

3. Gestione dello stock

• Stock esaurito: Avvio procedura di richiesta quotazioni, confronto preventivi, selezione fornitore e invio ordine.

Ricevimento della Merce

I beni sono accompagnati da un documento (bolla di consegna) rilasciato dal venditore. È necessario esaminare qualità e quantità per verificare la corrispondenza con quanto ordinato.

• Confronto con la merce: Verifica della corrispondenza tra bolla di consegna e beni fisici.
• Confronto con l'ordine: Verifica della corrispondenza tra quanto richiesto e quanto ricevuto.
• Ingresso in magazzino: Registrazione degli articoli, codici e importi nel deposito o nella scheda di archivio.

Gestione delle discrepanze

• Nessuna corrispondenza: Richiesta di rettifica.
• Corrispondenza: Firma della bolla di consegna, invio merci al deposito e registrazione in magazzino.

Viene consegnata al trasportatore la bolla firmata per confermare l'avvenuta ricezione.

Fatturazione e Gestione Contabile

• Ricevimento fattura: Una volta firmata la bolla di consegna, il fornitore invia la fattura al compratore.
• Spese di trasporto: Se gestite dall'acquirente, il fornitore invia una nota di addebito per indicare l'aumento del debito.
• Restituzione acquisto: Se la merce non coincide con la richiesta, il fornitore invia una nota di credito per indicare la riduzione del debito.

Tracciabilità e controllo

Per una corretta gestione delle informazioni è necessario tenere traccia scritta:

• Archivio merci: Numero di unità e prezzo di costo tramite foglio d'archivio.
• Gestione debiti: Monitoraggio dei debiti verso i fornitori tramite conti specifici.