Gestione e Organizzazione del Reparto Risorse Umane in Azienda

1) Il reparto Risorse Umane

Il reparto Risorse Umane (HR) ha diversi compiti amministrativi fondamentali all'interno delle imprese, come la gestione della selezione dei lavoratori, la stipula dei contratti, la gestione dei salari e della previdenza sociale. In passato, questa funzione tendeva a essere limitata alla sola direzione amministrativa, una realtà che ancora prevale in alcune piccole imprese. In questo reparto si organizzano, dirigono, coordinano e studiano le attività dei lavoratori di una società, fornendo feedback costanti.

Un reparto Risorse Umane è organizzato principalmente in base a due fattori: la dimensione e l'attività della società.

2) Organizzazione delle Risorse Umane

La gestione influenza direttamente la struttura e le funzioni del dipartimento. La cultura aziendale è l'insieme di valori condivisi, modi di pensare e regole che determinano il comportamento delle persone che organizzano e gestiscono l'ente. Si distinguono principalmente due tipi di organizzazione:

Tipologie di Organizzazione

• Formale: Caratterizzata da livelli definiti di gerarchia tra le componenti della società. Stabilisce canali chiari tra i diversi settori. Tutti conoscono la propria posizione; l'autorità è esercitata dai dirigenti e i gruppi di lavoro sono strutturati per servizi.
• Informale: Si sviluppa spontaneamente attraverso relazioni di amicizia o parentela. Le attività sono volontarie e superano i confini formali del business. La comunicazione avviene tramite conversazioni spontanee, voci e legami personali; l'autorità può essere esercitata da coetanei o persone riconosciute come leader naturali.

Sistemi di Gestione

Organizzazione Gerarchica

Si tratta di un sistema in cui l'autorità risiede nei capi e negli alti dirigenti, i quali indicano gli obiettivi ai responsabili. In questo sistema, la comunicazione è prevalentemente top-down (dall'alto verso il basso). Si stabiliscono diversi livelli, dalla categoria più alta alla più bassa, dove ogni comando può gestire solo un numero limitato di dipendenti.

Management by Objectives (MBO)

Consiste nel suddividere gli obiettivi di business globale in un determinato periodo; ogni unità avrà l'autonomia sufficiente per raggiungerli. La divisione della società in diversi dipartimenti è nota come dipartimentalizzazione.

3) Funzioni del Dipartimento delle Risorse Umane

Funzione per l'Occupazione

Riguarda le attività relative al personale e alla pianificazione della forza lavoro. I compiti principali includono:

• Pianificazione della forza lavoro e descrizione delle mansioni.
• Organizzazione dello sviluppo delle funzioni e dei compiti professionali.
• Selezione e formazione del personale.
• Gestione dei licenziamenti e delle sospensioni dal lavoro.

Funzione di Gestione del Personale e Amministrazione

Include le funzioni amministrative e legali:

• Stipula dei contratti di lavoro.
• Gestione dei salari e della sicurezza sociale (previdenza).
• Controllo dell'assenteismo e applicazione di misure disciplinari o diritti.

Funzioni di Gestione della Retribuzione

Riguarda la progettazione del sistema di remunerazione e la valutazione delle prestazioni:

• Determinazione di salari fissi e variabili.
• Componenti della retribuzione in natura, indennità e rimborsi viaggio.

Ruolo dello Sviluppo delle Risorse Umane

Si occupa della creazione di piani di formazione e della loro attuazione. I compiti includono il monitoraggio dei lavoratori, lo sviluppo della motivazione e lo studio dell'assenteismo.

Il Ruolo delle Relazioni Industriali

Si focalizza sulla risoluzione dei problemi del lavoro e sulla prevenzione dei rischi professionali, comprendendo la salute e la sicurezza sul lavoro. Include l'azione sociale dell'azienda verso i dipendenti per equilibrare le disuguaglianze.

Ruolo dei Servizi Sociali

Gestisce i servizi creati dall'azienda per beneficiare i lavoratori e migliorare l'ambiente di lavoro e l'accesso alle informazioni.

4) Comunicazioni in Materia di Personale

All'interno di un'azienda è necessario un sistema di comunicazione efficace per catturare e canalizzare le informazioni. Esistono diversi tipi di flussi:

• Discendente: Dalla gerarchia superiore ai subalterni. L'obiettivo è il rispetto di regole o ordini. Viene convogliata attraverso i livelli gerarchici intermedi.
• Ascendente: Dal livello più basso al più alto, spesso attraverso incontri. Presenta barriere legate alla soggettività dei subordinati e ai vincoli gerarchici.
• Orizzontale: Si verifica tra servizi e individui dello stesso livello. Gli ostacoli principali sono le rivalità personali e la mancanza di spirito di squadra.

Strumenti di Comunicazione Scritta

La scrittura è fondamentale per tenere traccia delle attività (pro memoria). Gli strumenti principali sono:

• Circolari interne e avvisi.
• Promemoria e relazioni.
• Newsletter aziendali per il personale.