Gestione delle Risorse Umane: Comunicazione, Organizzazione e Controllo del Personale

1.4 La comunicazione nell'area del personale

L'azienda definisce i sistemi di comunicazione per l'acquisizione di informazioni, sia internamente che esternamente, stabilendo i canali necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Il dipartimento HR (Risorse Umane) gestisce la comunicazione interna; deve stabilire chi sia il mittente e chi il destinatario, scegliendo il canale più idoneo per diffondere le informazioni in modo corretto.

• Tipi di comunicazione:
  • Comunicazione discendente: viene trasmessa attraverso la gerarchia verso i subalterni affinché le norme oggettive e gli ordini siano soddisfatti. Questa comunicazione trasmette ai livelli intermedi e inferiori gli obiettivi aziendali, gli ordini da rispettare, l'immagine della società, le caratteristiche prestazionali e i compiti da svolgere, oltre a informazioni sulle procedure di gestione e formazione del personale.
  • Comunicazione verso l'alto (ascendente): segue una gerarchia di tipo bottom-up e comprende reclami, suggerimenti e segnalazioni. Consente alla società di conoscere le aspirazioni, le preoccupazioni e le difficoltà dei dipendenti, permettendo inoltre di rilevare eventuali situazioni di abuso da parte del middle management. Solitamente si realizza attraverso interviste personali, sondaggi, indagini e cassette per i suggerimenti.
  • Comunicazione orizzontale (laterale): si verifica tra servizi e individui allo stesso livello gerarchico. L'ostacolo principale è spesso rappresentato dalle rivalità personali o dalla mancanza di spirito di squadra. Per superare queste difficoltà, si organizzano briefing congiunti e incontri tra colleghi di vari reparti in aree di lavoro condivise.

Le comunicazioni scritte

Tutte le comunicazioni aziendali rilevanti devono essere effettuate per iscritto per rimanere agli atti. Le più comuni sono:

• Circolare interna: comunicazioni ufficiali emanate dalla direzione.
• Avvisi: istruzioni, chiarimenti e notizie di interesse generale per i dipendenti.
• Memo: una breve relazione o nota procedurale.
• Relazioni personali: informazioni che l'azienda può richiedere su candidati o dipendenti.
• Newsletter: pubblicazioni periodiche (giornali o riviste aziendali) per informare il personale.

1.5 Il controllo del personale

Il controllo aziendale può essere affrontato sotto due aspetti principali:

• Monitoraggio degli obiettivi: le aziende fissano obiettivi e stabiliscono un sistema di controllo per misurare i risultati conseguiti rispetto a quelli prefissati. Le informazioni vengono raccolte tramite indagini, colloqui con i quadri intermedi, esame di reclami, analisi delle presenze e audit interni.
• Controllo disciplinare: un sistema di ispezione esercitato dal dipartimento HR. Questo controllo è fondamentale per gestire l'assenteismo, ovvero il numero di ore di lavoro perse in un determinato periodo.

Strumenti di valutazione e controllo

• Sondaggi: questionari anonimi utilizzati per valutare il clima di lavoro.
• Rapporti dei responsabili: i capi redigono relazioni sui propri collaboratori, valutando efficacia, formazione, collaborazione, puntualità, responsabilità e impegno.
• Reclami e richieste di trasferimento: forniscono indicazioni sulle difficoltà di integrazione dei lavoratori.
• Analisi di frequenza: il controllo della puntualità fornisce un dato oggettivo sull'atteggiamento dei lavoratori.
• Audit interni: verifiche sulle performance sociali e individuali delle persone all'interno dell'organizzazione.

1.6 Il fascicolo personale

Il fascicolo personale è l'insieme di documenti, disposti in ordine cronologico, che riflette la storia lavorativa di ogni dipendente: formazione, procedimenti in corso, mansioni, tipologie di contratti e variazioni di stato.

Ogni fascicolo contiene documentazione proveniente dall'azienda stessa, dal lavoratore, da enti pubblici o da altre istituzioni. I documenti più comuni includono:

• Lettera di candidatura e curriculum vitae.
• Registrazione dei dati personali e risultati dei test di selezione.
• Profilo emerso dal colloquio e titoli di studio.
• Certificati di corsi di formazione e copia del contratto di lavoro.
• Documentazione relativa alla Previdenza Sociale (SS).

I file vengono solitamente classificati in ordine alfabetico per reparto o categoria professionale. Devono essere aggiornati costantemente per ogni cambiamento: promozioni, mobilità, nuova formazione o variazioni dello stato civile.

Area Risorse Umane (HR)

1.1 Evoluzione del dipartimento risorse umane

Il dipartimento HR si è evoluto per gestire aspetti complessi quali l'assunzione, la contrattualistica, l'elaborazione delle buste paga e i rapporti con l'assicurazione sociale.

1.2 Concetti e organizzazione

In ogni organizzazione esiste un'area dedicata al personale, nota come dipartimento HR. Questa sezione si occupa di organizzare, dirigere, coordinare e remunerare le attività dei dipendenti.

Un reparto HR è strutturato in base alle dimensioni e all'attività dell'azienda. Può prevedere diversi livelli gerarchici facenti capo a un responsabile di dipartimento.

La gestione del personale influenza direttamente la cultura aziendale, ovvero l'insieme di valori condivisi e modi di pensare che determinano il comportamento dei collaboratori.

Organizzazione formale e informale

• Organizzazione formale: definisce compiti ufficiali, reparti e obiettivi controllati.
• Organizzazione informale: sorge spontaneamente dalle relazioni personali, amicizie o affinità tra i membri del personale.

Per un funzionamento ottimale, l'azienda deve considerare l'organizzazione informale nel definire quella formale.

Confronto tra Organizzazione Formale e Informale

• Formale: leadership stabilita, gerarchia definita, attività pianificate per scopi di business, comunicazione attraverso canali ufficiali.
• Informale: relazioni spontanee (amicizia, parentela), attività volontarie, comunicazione tramite conversazioni spontanee o voci di corridoio. L'autorità è esercitata da "leader" naturali riconosciuti dai pari.

Organizzazione gerarchica: l'autorità risiede nel capo che indica gli obiettivi e ne è responsabile. La comunicazione è prevalentemente discendente.

Gestione per obiettivi: una forma moderna di lavoro partecipativo in cui gli obiettivi generali sono suddivisi in sotto-obiettivi assegnati a ciascun dipartimento.

La suddivisione della società è nota come dipartimentalizzazione ed è rappresentata graficamente:

1.3 Funzioni del dipartimento HR

Le funzioni variano in base alle dimensioni aziendali. Nelle piccole imprese, alcune attività possono essere esternalizzate a consulenti o agenzie amministrative, mentre nelle grandi aziende l'ufficio è suddiviso in sezioni specializzate:

• Funzione di impiego: pianificazione dell'organico, descrizione dei profili professionali, reclutamento, selezione, accoglienza e gestione delle cessazioni del rapporto di lavoro.
• Gestione del personale: compiti amministrativi come la formalizzazione dei contratti, gestione buste paga, previdenza sociale, ferie, straordinari e controllo dell'assenteismo.
• Funzione retributiva: studio dei livelli salariali, incentivi, benefit (retribuzione in natura) e rimborsi spese (diarie e trasferte).
• Sviluppo delle risorse umane: piani di formazione, valutazione del potenziale e della motivazione, controllo dell'esecuzione dei compiti e promozione della partecipazione.
• Relazioni lavorative: gestione della salute e sicurezza, risoluzione di controversie, contrattazione collettiva e mantenimento di un clima di lavoro positivo.
• Servizi sociali: gestione di benefit aziendali come asili nido, borse di studio, assicurazioni sanitarie integrative, centri ricreativi e mense.