Gestione Strategica dei Fornitori e Ottimizzazione degli Acquisti

Valutazione delle offerte

Per acquistare un nuovo prodotto, la procedura per valutare e confrontare le informazioni ricevute prevede i seguenti passaggi:

• Selezione delle offerte: Identificare il fornitore che meglio si adatta alle nostre condizioni principali.
• Tabella comparativa: Sviluppare uno schema che rifletta prezzo, qualità, tempi di consegna, condizioni di pagamento e tutte le clausole offerte da ciascun fornitore.
• Scheda fornitore: Completare un modulo per ogni fornitore che identifichi l'azienda e le condizioni commerciali proposte.

Fattori di selezione

• Fattori economici: Prezzo unitario, sconti commerciali, abbuoni, costi di trasporto, imballaggio, carico/scarico e termini di pagamento. A parità di prezzo, si sceglie l'offerta con la qualità più elevata.
• Fattori di qualità: Qualità del prodotto, analisi dei campioni, tecnica e controllo operativo. A parità di qualità, si sceglie l'offerta più economica.
• Fattori di servizio: Tempi di consegna, servizio clienti, supporto tecnico, garanzia, reputazione del fornitore e accettazione del prodotto sul mercato.

Criteri di valutazione

Il metodo consiste nell'assegnare un punteggio totale suddiviso tra i tre fattori (economici, qualità e servizio) in base alla loro importanza:

• Prezzo: 40
• Pagamento: 30
• Qualità: 20
• Consegna: 10
• Totale: 100

Il punteggio totale indica il fornitore più adatto, sebbene a volte l'offerta con il punteggio più alto non soddisfi pienamente le esigenze aziendali.

Selezione del fornitore

Dopo la valutazione, è fondamentale verificare l'immagine aziendale, la solidità finanziaria e la qualità dei prodotti. L'acquirente dovrebbe visitare il fornitore per verificare:

• Fattori del prodotto e del fornitore: Caratteristiche tecniche, facilità d'uso, formazione offerta, flessibilità e fiducia reciproca.
• Fattori del compratore: Tipo di acquisto, rischio percepito e tempo a disposizione.

È buona norma notificare la decisione finale a tutti i partecipanti, spiegando le motivazioni per mantenere aperte future opportunità di collaborazione.

1. Archivio fornitori

È utile mantenere un archivio aggiornato per reperire rapidamente i dati. Un buon sistema deve essere ordinato, facilmente consultabile e prevedere una copia di backup.

Contenuto standard della scheda:

• Dati anagrafici: Ragione sociale, codice IVA, contatti.
• Prodotti: Modelli, dimensioni, colori, unità di vendita.
• Condizioni commerciali: Prezzi, sconti, pagamenti, costi di trasporto.
• Commenti: Risultati di test su campioni o segnalazioni.

Classificazione delle schede

I sistemi più utilizzati sono:

• Ordine alfabetico: Basato sul nome del fornitore.
• Ordine alfanumerico: Basato su codici identificativi.
• Sistema misto: Raggruppamento geografico (province, città) seguito da ordine alfabetico o alfanumerico.

Negoziazione delle condizioni

Durante la negoziazione, oltre al prezzo, si definiscono sconti, termini di pagamento, condizioni di trasporto e servizi accessori.

1. Sconti

• Sconti commerciali: Applicati sul prezzo di listino (sconto funzionale).
• Sconti per pagamento tempestivo: Per pagamenti in contanti o entro termini brevi.
• Sconti sulla quantità:
  • Rappels cumulativi: Calcolati sul totale degli acquisti in un periodo.
  • Rappels non cumulabili: Applicati al singolo ordine.
• Sconti stagionali: Per acquisti effettuati prima della stagione di vendita.
• Sconti promozionali: Riduzioni per attività di pubblicità o promozione del prodotto.

2. Termini di pagamento

Il termine di pagamento è il tempo che intercorre tra l'emissione della fattura e la scadenza. Le modalità comuni includono:

• Pagamento regolare: Coincide con la data della fattura.
• Pagamento posticipato: Fissato a una data successiva (es. 45 giorni data fattura).
• Pagamento con tempi supplementari: Estensione dei giorni di credito.
• Pagamento FDM (Fine Mese): Il credito decorre dalla fine del mese di acquisto.
• Pagamento RDP (Ricevimento Merce): Il periodo decorre dal giorno in cui si riceve la merce.
• Pagamento COD (Contrassegno): Pagamento contestuale alla consegna.
• Pagamento anticipato: Saldo prima della consegna per ottenere sconti extra.

3. Spese di trasporto

I costi di trasporto dipendono dai mezzi utilizzati (strada, rotaia, mare, aereo). È preferibile negoziare affinché siano a carico del fornitore per ridurre il costo finale del prodotto e gestire meglio i rischi. Le condizioni sono regolate dagli Incoterms, che definiscono la ripartizione di costi e rischi tra venditore e acquirente (es. Ex Works, FOB, CIF, DDP).

4. Contenitori, imballaggi e altri servizi

Il contenitore è l'imballaggio primario a contatto diretto, mentre l'imballaggio (packaging) protegge il prodotto per la distribuzione. Questi costi sono solitamente inclusi nel prezzo, ma possono essere oggetto di negoziazione, specialmente se i contenitori sono riutilizzabili o se sono inclusi servizi di installazione e montaggio.