Come Gestire Riunioni Efficaci e Tecniche di Negoziazione Aziendale

Elementi Chiave di una Riunione Efficace

• Partecipanti: Il numero ideale è di 5-7 persone. Non è consigliabile superare i 10 partecipanti.
• Tempo: Durata stabilita in base alle necessità.
• Tema e scopo della riunione: Definiti chiaramente nell'ordine del giorno.
• Il luogo: Lo spazio fisico non dovrebbe essere troppo grande e deve essere adeguatamente condizionato.

Obiettivi dell'Incontro

• Informativo: Per la trasmissione di informazioni di lavoro e la risoluzione dei problemi.
• Deliberativo e consultivo: Per studiare i problemi del team di lavoro e valutare le proposte.
• Formativo: Per la trasmissione di informazioni e competenze ai partecipanti.
• Decisorio: Per il processo decisionale su una questione sollevata.

Classificazione delle Riunioni

In Base al Numero di Partecipanti

• Gruppo piccolo (3-7 persone): Ottimale per il raggiungimento dell'efficienza e per prendere decisioni facilmente.
• Gruppo medio (8-20 persone): Meno adatto per prendere decisioni rapide.
• Gruppo di grandi dimensioni (20-40 persone): Indicato per la trasmissione di informazioni e la raccolta di proposte.
• Assemblea (oltre 40 persone): Ha obiettivi prevalentemente informativi o di voto generale.

In Base al Flusso delle Informazioni e al Contenuto

• Informazione discendente: Dal leader o dall'amministrazione verso i dipendenti.
• Informazione ascendente: Dai partecipanti alla riunione verso gli organizzatori.
• Informazione orizzontale: Tra persone che ricoprono la stessa posizione all'interno dell'azienda.
• Riunioni formali: Stabilite e pianificate in precedenza.
• Riunioni informali: Incontri spontanei, come prendere una tazza di caffè con un collega.

Fasi di un Incontro

1. Pianificazione

Definizione dei bisogni e degli obiettivi, stesura dell'agenda, scelta della frequenza, della data e del luogo dell'incontro.

2. Preparazione

Definizione dettagliata dell'ordine del giorno, degli obiettivi specifici della riunione, del luogo e dell'orario.

3. Svolgimento della Riunione

In questa fase è fondamentale il ruolo del moderatore. Si procede con la lettura dell'ordine del giorno, si genera un riassunto delle conclusioni raggiunte alla fine e si verificano i risultati per identificare eventuali problemi.

Difficoltà Comuni nelle Riunioni

• Mancanza di impegno: Ritardi, guardare continuamente l'orologio, distrazioni.
• Atteggiamento non collaborativo: Non esprimere la propria opinione. In questo caso, i partecipanti devono essere incoraggiati a intervenire.
• Durata eccessiva della riunione: Il tempo massimo consigliato è di 90 minuti.
• Mancanza di controllo dell'ordine del giorno: Il moderatore deve attenersi all'ordine del giorno e fare in modo che venga rispettato.
• Mancata attuazione delle decisioni prese: È fondamentale prendere appunti e registrare gli accordi presi durante la riunione per garantirne l'applicazione.

La Negoziazione

La negoziazione è il processo attraverso il quale le parti coinvolte nello stesso argomento possono risolvere i problemi che si presentano. Vengono formulate offerte, cercando un vantaggio individuale o collettivo, e si ricercano risultati che soddisfino i reciproci interessi.

Elementi della Negoziazione

• Oggetto e parti della negoziazione: Le persone o i gruppi che partecipano alla trattativa.
• Argomento di discussione: Il tema o la questione che interessa entrambe le parti.
• Controversie: La presenza di posizioni contrastanti tra le parti sul tema comune. Se non esistessero controversie, non ci sarebbe bisogno di negoziare, poiché entrambi avrebbero gli stessi interessi.
• Conclusione del processo negoziale: Il raggiungimento o meno di un accordo.

Tipi di Negoziazione

• Negoziazione aziendale (Business): Si sviluppa nell'ambito lavorativo in rappresentanza dell'azienda e dei lavoratori.