Procedure e Obiettivi per la Revisione delle Scorte di Magazzino

Verifica delle Scorte

Aspetti Generali

Dal punto di vista della verifica, il valore del magazzino rappresenta la più grande voce dell'attivo circolante nel mondo degli affari per i seguenti motivi:

• A causa della sua dimensione economica.
• A causa del suo impatto sul conto economico.
• A causa del suo impatto finanziario.

1. Obiettivi della Revisione

Gli obiettivi del controllo in questo settore sono:

• Verificare l'accuratezza e l'affidabilità delle unità fisiche riportate nel bilancio attraverso:
  • Conteggio fisico periodico.
  • Inventario permanente.
• Verificare l'accuratezza e l'affidabilità della valutazione delle scorte e l'uniformità di tale valutazione per:
  • Le materie prime.
  • Il lavoro in corso (WIP).
  • I prodotti finiti.
• Controllare l'obsolescenza degli inventari.
• Verificare se il magazzino è di proprietà della società e determinare:
  • Le scorte della società detenute da terzi.
  • Le scorte di terzi detenute dalla società.
  • Le scorte in transito.
• Controllare i cut-off (tagli) tra le varie fasi:
  • Entrate (Biglietti).
  • Produzione.
  • Uscite.
• Controllare che il costo del venduto corrisponda alle operazioni organizzate durante il periodo e sia stato determinato in modo ragionevole e coerente.
• Controllare la presentazione adeguata in bilancio.
• Controllare che le misure di controllo interno e le procedure amministrative funzionino correttamente.
• Verificare che la copertura assicurativa delle scorte sia adeguata.

Controllo Interno

Il controllo interno delle scorte è legato alle attività di acquisti, produzione, distribuzione e vendita. Un adeguato controllo interno degli inventari deve gestire correttamente:

• Ordini
• Ricevimento
• Controllo
• Utilizzo
• Giacenza fisica
• Spedizioni
• Fatturazione
• Autorizzazione del metodo di valutazione scelto dalla società.
• Segregazione delle funzioni di autorizzazione, custodia e registrazione.
• Registrazione tempestiva delle scorte e delle responsabilità d'investimento.
• Registrazione tempestiva di tutte le spedizioni e, se opportuno, delle fatture, calcolando correttamente il costo del venduto.
• Controllo dei resi.
• Custodia fisica degli inventari.
• Esecuzione di inventari fisici.
• Procedure adeguate per la registrazione e l'accumulo degli elementi di costo.
• Registri utili per il controllo delle scorte.
• Registri adeguati per il controllo delle scorte nei magazzini di proprietà di terzi o presso terzi.
• Confronto periodico della somma dei registri ausiliari con il saldo del conto generale.
• Verifica dell'inventario fisico da parte di personale indipendente.
• Procedure per la determinazione della perdita di valore delle rimanenze e la registrazione delle stime.
• Protezione adeguata dei beni attraverso l'acquisto di assicurazioni.
• Sistemi informativi con dati aggiornati.

La realizzazione di elementi probativi dipende da una corretta analisi dei fattori da considerare:

• La natura e le caratteristiche dei titoli propri.
• Cambiamenti o variazioni significative in:
  • Margini di profitto.
  • Prezzi delle materie prime.
  • Domanda del prodotto.
  • Livelli e tipi di inventario o di produzione, inclusa la classificazione e l'applicazione dell'overhead.
• Lancio di nuovi prodotti, cambiamenti tecnologici o modifiche tecniche.
• Nuovi prodotti e prezzi più bassi della concorrenza.
• Prodotti non più in produzione.
• Importanza della produzione difettosa o del ritrattamento.
• Variazioni della capacità installata utilizzata.
• Produzione e spedizioni rilevanti verso la fine dell'esercizio.
• Effetto di disposizioni ufficiali, controllo dei prezzi, restrizioni alle importazioni o esportazioni.
• Contratti materiali con termini e condizioni specifiche per qualità, scadenze e penali convenzionali.
• Controllare la presentazione adeguata nel bilancio.

• Mancanza di procedure per la salvaguardia fisica.
• Mancanza di separazione delle funzioni.
• Differenze nelle procedure di inventario fisico.
• Frequenza di regolazioni rilevanti negli inventari fisici.
• Inventari fisici che differiscono dalla data di chiusura dell'esercizio.
• Registri ausiliari inaffidabili.
• Figure significative di inventario identificate come obsolete o a lento movimento, ma non indagate o segnalate come tali.
• Materiali detenuti da terzi o presso terzi.
• Caratteristiche del sistema di controllo dei costi di inventario o del metodo di valutazione e le loro variazioni.

Procedure per la revisione carente o l'aggiornamento dei costi unitari e così via.

Per la pianificazione devono essere disponibili informazioni sulle caratteristiche delle scorte e sui costi di vendita, quali:

• Il sistema dei costi.
• I metodi di valutazione.
• Le procedure utilizzate.

Revisione Tecnica

• Confronto dei costi storici e dei dati aggiornati rispetto agli anni precedenti.
• Analisi dei quozienti finanziari (indici).
• Se possibile, confronto tra i dati aziendali e le informazioni disponibili sulle aziende del settore.
• Ottenere una spiegazione delle variazioni e indagare su qualsiasi rapporto insolito e inaspettato tra l'anno attuale e i precedenti, come:
  • Volumi di produzione.
  • Percentuali di materiali, manodopera e spese generali.
  • Consumo di materiale e scarti.
  • Margini operativi.
  • Differenze di inventario.
  • Tassi di scorte a lento movimento o obsolete.
  • Anzianità dell'inventario (ageing).
  • Stime globali.
  • Costo di produzione e di vendita.
  • Riconciliazioni degli importi fatturati e spediti rispetto ai quantitativi contrattuali.

Valutazione del Controllo Interno

1. Le scorte sono sotto il controllo di un responsabile?
2. Esiste una procedura per l'identificazione delle scorte danneggiate, obsolete o a lenta rotazione? Descriverla.
3. In caso di materiale di valore soggetto a furto, è correttamente conservato in un'area recintata e sorvegliata da personale autorizzato?
4. Esiste una protezione adeguata (recinzioni, guardie, ecc.) per evitare spedizioni di materiale o uscite non autorizzate?

Registrazione Permanente

5. a. Esistono registri ausiliari di magazzino per:

• Materie prime?
• Prodotti in corso di lavorazione?
• Prodotti finiti?
• Materiali di consumo/economato?

b. I record vengono utilizzati nella gestione delle scorte, nella pianificazione degli acquisti e come informazioni contabili?

6. Questi dati ausiliari mostrano:

• Le quantità fisiche?
• I livelli minimi e massimi?
• Il costo unitario?
• I costi totali?

7. I registri ausiliari sono gestiti da personale che:

• a. Non ha accesso fisico agli stock?
• b. Non autorizza i movimenti di magazzino?

8. Il funzionario che esamina e approva le rettifiche o le correzioni degli errori contabili è indipendente da:

• a. Custodia delle scorte?
• b. Contabilità di magazzino?

9. I movimenti nei registri ausiliari permanenti si basano esclusivamente sulle voci del controllo contabile?

Conti Fisici

10. Viene effettuato un inventario fisico di tutti i punti almeno una volta all'anno?
11. I dipendenti che svolgono gli inventari fisici sono adeguatamente addestrati e controllati?
12. Vengono eseguiti test per garantire che tutti gli elementi siano stati inventariati?
13. Le differenze vengono studiate da personale competente?
14. Le scritture contabili sono conformi all'esistenza reale?
15. La regolazione viene effettuata sulla base di una voce contabile regolarmente approvata da un ufficiale responsabile?

Programma di Verifica

Generale

1. Verificare che lo scarico di materiale danneggiato, obsoleto o a lento movimento sia debitamente autorizzato.

Registri Permanenti

2. Per un periodo scelto dal responsabile della revisione, ottenere le voci di giornale registrate nella contabilità delle scorte ed eseguire le analisi di supporto. (Indicare il periodo coperto).
3. Controllare un numero di entrate per acquisti (locali e importati) per verificare il carico delle schede di magazzino con le fatture dei fornitori e i rapporti di ricezione, sia in unità fisiche che in valore.
4. Utilizzando le liste di prelievo dei magazzini di materie prime e materiali:
   • a. Selezionare un campione basato sulla contabilità di magazzino e viceversa, verificando la corrispondenza di unità e costi unitari.
   • b. Verificare che le schede di uscita selezionate siano debitamente autorizzate.
   • c. Controllare la valutazione applicata.
   • d. Assicurarsi che le uscite siano state caricate correttamente nei registri del lavoro in corso (in-process).
   • e. Controllare il registro delle materie prime e dei materiali di consumo durante il mese in questione e verificarne il passaggio al libro mastro.