Strategie di Comunicazione Efficace e Processi Decisionali in Azienda

Comunicazione Aziendale

La comunicazione all'interno dell'azienda ha definizioni applicabili alla società: serve per condividere un progetto e per interagire con altri attraverso un comportamento orientato, che si sviluppa per il compimento di obiettivi prestabiliti.

Si tratta di un processo attraverso il quale vengono trasferite le idee da una persona all'altra per sviluppare uno scopo determinato. Leadership = Comunicazione: consiste nell'influenzare gli altri attraverso i processi comunicativi per ottenere determinati obiettivi.

Comunicazione Esterna e Interna

La comunicazione può essere classificata come esterna o interna:

• Esterna: si verifica tra l'azienda, le altre società e l'ambiente circostante. L'obiettivo è far sì che i clienti e l'ambiente comprendano ciò che l'azienda offre, trasformandoli in clienti soddisfatti e impegnati che amino parlare dei propri impegni.
• Interna: comprende tutti i flussi che si verificano tra i membri dell'organizzazione stessa.

Tipologie di Mezzi di Comunicazione

I tipi di comunicazione variano in base ai mezzi impiegati:

• Verbali: basate sull'uso delle parole. Permettono un'interazione diretta tra mittente e ricevente, traducendosi in un risparmio di tempo e nella riduzione di incomprensioni. Può essere individuale (tra due persone) o collettiva (un gruppo di persone).
• Scritte: si riflettono direttamente in un documento. Si dividono in comunicazioni interne, come note inviate via e-mail, o verbali formali.
• Non verbali: includono tutte le manifestazioni corporali e il linguaggio del corpo.

Flussi Comunicativi: Verticali e Orizzontali

Le comunicazioni si distinguono anche per la loro direzione gerarchica:

• Verticali: si stabiliscono tra superiore e subordinato o viceversa.
  • Discendenti (Down): trasmesse da un superiore a un subordinato per fornire informazioni su obiettivi e compiti aziendali.
  • Ascendenti (Up): servono per informare i livelli più elevati sui risultati e sulla realizzazione degli obiettivi raggiunti.
• Orizzontali: si stabiliscono tra due dipartimenti del medesimo livello gerarchico.

Formale, Informale e Funzioni Strategiche

Le comunicazioni si dividono ulteriormente in formali (scambio di informazioni ufficiali tra reparti) e informali (relazioni stabilite al di fuori del contesto aziendale). Nel contesto aziendale, possiamo identificare due funzioni chiave:

1. Operativa: mira a svolgere un lavoro per raggiungere un obiettivo; è il componente chiave di un'azione efficace.
2. Motivazionale: il suo obiettivo è far sentire il personale coinvolto nel lavoro e nel raggiungimento degli obiettivi; è l'elemento essenziale per la fiducia e l'integrazione del personale.

Difficoltà nella Comunicazione

L'efficacia comunicativa si ottiene solo se il destinatario riceve il messaggio in modo chiaro. L'emittente deve influenzare il ricevente: più forte è la pretesa di validità di ciò che il mittente dice, più solide potrebbero essere le barriere che il ricevente innalza. Nel tentativo di comunicare, le componenti emotive svolgono un ruolo cruciale, poiché è la persona stessa a dare senso alle parole.

I 5 Passi nel Processo Decisionale

La decisione è la scelta di una soluzione tra diverse alternative possibili per risolvere un problema specifico.

Le Fasi del Processo Decisionale

1. Definizione del problema: richiede uno studio dettagliato delle attività reali, distinguendo tra sintomi evidenti e cause esterne dello stesso.
2. Analisi delle informazioni disponibili: i dati possono essere di uso interno ed esterno. È necessario combinare informazioni quantitative con dati accurati basati sull'esperienza e sull'intuizione.
3. Sviluppo di soluzioni alternative: attraverso un processo logico, vengono formulate soluzioni che fungono da modelli di spiegazione del problema. Un modello è una rappresentazione semplificata della realtà che mostra la relazione causa-effetto esistente nel problema proposto.
4. Selezione della decisione: le alternative vengono valutate in base a criteri oggettivi e viene scelta l'opzione considerata più adeguata.
5. Attuazione della pratica: l'ultima fase è l'implementazione dell'alternativa scelta. L'attuazione della strategia è di vitale importanza e determina il successo di tutto il processo precedente.