Strategie per l'Ottimizzazione del Processo di Acquisto Aziendale

Il Processo di Acquisto

Il processo di appalto e approvvigionamento si articola nelle seguenti fasi fondamentali:

• Pianificazione degli acquisti: consiste nel realizzare uno studio prospettico dei bisogni aziendali. In questo modo è possibile conoscere i prodotti disponibili sul mercato ed essere preparati prima che si presenti la necessità effettiva. L'esame degli acquisti è generalmente accentrato presso il servizio di acquisto o di appalto, che riceve dai vari utenti i bollettini interni e le richieste di materiali, analizzando le priorità degli ordini.
• Richiesta di offerte e definizione del budget: quando si tratta di un acquisto ad alto costo o di un prodotto nuovo, la richiesta di offerta e la definizione del budget sono passaggi necessari per evitare decisioni che possano influenzare negativamente l'economia della società.
• Valutazione delle offerte ricevute: al ricevimento delle offerte, queste devono essere studiate, analizzate, confrontate e riviste. Per una valutazione più affidabile, è consigliabile evitare la richiesta di un numero eccessivo di preventivi.
• Selezione dei fornitori: i fattori determinanti durante la fase di selezione sono il prezzo, la qualità, le condizioni di vendita e le garanzie offerte.
• Negoziazione dei termini: durante questa fase vengono discussi e precisati i punti negoziabili dell'offerta, come l'importo minimo, le modalità di pagamento, la data di consegna e il servizio post-vendita.
• Emissione dell'ordine: quando l'acquirente e il venditore raggiungono un accordo, si procede alla redazione di un documento formale che impegna contrattualmente entrambe le parti.
• Monitoraggio dell'ordine e logistica: viene effettuato un controllo costante per verificare la corretta ricezione di tutto il materiale e degli oggetti necessari.

Tipologie Speciali di Acquisto

Acquisti di Beni Strumentali

Questi acquisti avvengono quando si acquisiscono beni durevoli, ovvero non materiali destinati alla trasformazione o alla rivendita immediata. La caratteristica generale è che l'investimento è ingente e la decisione viene consultata direttamente con gli utenti finali della proprietà.

Acquisto Anticipato

Si definisce tale quando gli acquisti sono effettuati prima della necessità effettiva, con una prospettiva a medio-lungo termine. L'acquisto anticipato è una strategia applicabile a determinati tipi di merci, utile anche quando si prevede un aumento del prezzo di un prodotto. In questo caso, ci si riferisce alla gestione delle scorte minime e massime in magazzino.

Acquisti Stagionali

Sono acquisti effettuati per prodotti legati a determinati periodi dell'anno, con lo scopo di soddisfare la domanda stagionale. La pianificazione di questi acquisti si basa solitamente sullo storico delle vendite dello stesso periodo dell'anno precedente.

Acquisti di Routine

Si tratta di acquisti effettuati in piccole quantità con consegne frequenti o giornaliere. Tali operazioni servono a soddisfare la domanda costante di beni di consumo ordinari.

Acquisti di Opportunità

L'opportunità d'acquisto si presenta quando esiste la possibilità di acquistare a prezzi particolarmente vantaggiosi. Sebbene l'investimento comporti un rischio, un esito positivo garantisce un ulteriore vantaggio competitivo. Queste occasioni sorgono spesso quando il produttore ha eccedenze di magazzino, necessità immediata di liquidità o deve smaltire prodotti di fine stagione o fuori produzione.

Acquisti di Emergenza

Questi acquisti, spesso di grandi volumi, sono effettuati per soddisfare bisogni urgenti, come la mancanza improvvisa di scorte di un materiale specifico nel reparto produzione. In altri casi, rappresentano una soluzione strategica per soddisfare una domanda imprevista dei clienti. Generalmente, questi processi vengono eseguiti rapidamente, senza il tempo necessario per una pianificazione di budget dettagliata.

Pianificazione e Ricerca delle Fonti di Approvvigionamento

La pianificazione anticipata permette di conoscere le migliori fonti di approvvigionamento. I fornitori possono essere individuati tramite:

• Elenchi telefonici e pagine web specializzate.
• Uffici governativi e associazioni professionali o di categoria.
• Giornali, riviste di settore, mostre e fiere industriali.
• Database forniti da società specializzate.

Se l'acquirente necessita di un contatto diretto con il fornitore, i metodi più utilizzati sono:

• Interviste con i rappresentanti: i venditori visitano l'acquirente, facilitando l'acquisto grazie alla consultazione diretta degli inventari e del personale di produzione.
• Mercati centrali: visita presso aree geografiche dove si concentrano fornitori di specifici settori (es. calzaturifici ad Alicante o industria tessile in Catalogna).
• Fiere ed esposizioni: eventi che offrono l'opportunità di conoscere le ultime innovazioni tecnologiche e le tendenze del mercato.
• Uffici acquisti e importatori: centri di vendita stabiliti dai produttori in città strategiche o aziende che offrono prodotti di marchi stranieri a prezzi ragionevoli.

Esame e Gestione delle Richieste

Il reparto acquisti, dopo aver ricevuto le richieste interne, deve classificarle prima di avviare le procedure di preventivo. Il processo standard prevede:

1. Priorità alle materie prime: precedenza assoluta alle richieste per materiali le cui scorte sono ai minimi termini.
2. Verifica della ricorrenza: distinguere se l'articolo è di uso regolare (acquisto di routine) o se viene acquistato per la prima volta (richiede nuove offerte e selezione del fornitore).
3. Raggruppamento degli ordini: organizzare le richieste in modo omogeneo per fornitore, includendo articoli esclusivi o prodotti importati.
4. Consultazione con l'utente finale: passaggio necessario quando la merce è destinata a un reparto specifico.
5. Definizione dei parametri tecnici: decisione finale su qualità, quantità, tempi di consegna e condizioni finanziarie.