Strategie per la Pianificazione e il Controllo dei Progetti Aziendali

Pianificazione e Controllo del Progetto

Introduzione

Un progetto è definito come una serie di compiti parzialmente ordinati, generalmente volti a ottenere un risultato importante, che richiede un lungo periodo di tempo per il completamento. La gestione del progetto può essere definita come la pianificazione, programmazione, attuazione e controllo delle risorse necessarie allo svolgimento di un progetto. Esempi comuni includono lo sviluppo di un nuovo prodotto, la costruzione di opere civili o la scrittura di un libro.

1. Pianificazione del Progetto

Prima dell'inizio del progetto, è necessario sviluppare un piano che fornisca una guida per il suo buon esito. Nella pianificazione si possono distinguere le seguenti fasi:

• a) Stabilire gli obiettivi fondamentali del progetto.
• b) Definire le sue caratteristiche di base.
• c) Determinazione delle risorse necessarie.
• d) Organizzazione del progetto e delle squadre di lavoro.

Obiettivi Fondamentali

Si è soliti distinguere tra tre obiettivi cardine nella pianificazione del progetto: il risultato finale, il costo e il tempo di esecuzione.

L'attuazione e il risultato

Rappresenta l'avvio del progetto e la sua giustificazione. Può essere considerato l'obiettivo più importante e significativo; il raggiungimento di questo risultato è un prerequisito fondamentale affinché il progetto abbia successo.

Il costo

Il costo è spesso definito contrattualmente nei progetti esterni e deve essere rigorosamente rispettato. Minore sarà il costo finale, maggiore sarà la probabilità di successo. Una corretta gestione deve seguire il budget stabilito o cercare di migliorarlo per aumentare il margine di profitto.

Durata del progetto

È una delle variabili chiave. In un ambiente competitivo, un'efficiente gestione del tempo è la chiave del successo. Molte offerte per l'amministrazione pubblica includono penali economiche per ogni giorno di ritardo rispetto alla data di completamento prevista.

L'impresa deve analizzare questi tre obiettivi per trovare una combinazione ottimale. Alcuni autori introducono anche la qualità e la soddisfazione del cliente come requisiti essenziali.

Definizione delle Caratteristiche di Base

Implica l'identificazione delle diverse fasi e attività necessarie. Di solito, la struttura di un piano di progetto viene scomposta in una gerarchia di quattro livelli:

1. Progetto: Il livello superiore.
2. Pietre miliari (Milestone): Rappresentano le fasi di realizzazione dei componenti essenziali. La fine di ogni fase è il momento per analizzare la fattibilità, la conformità con le scadenze e decidere se destinare nuove risorse o abbandonare il progetto.
3. Tappe o sotto-fasi: Insieme di attività necessarie per il completamento di ogni pietra miliare.
4. Attività o compiti: Le singole azioni necessarie per il completamento di ciascuna sotto-fase.

Determinazione del Fabbisogno di Risorse

È necessario stabilire quali materiali, ausili, personale e ore di macchinari (machinery) saranno richiesti, decidendo in quale quantità e per quanto tempo utilizzarli. Questa decisione è trascendentale poiché influisce direttamente sui tre obiettivi principali.

Organizzazione del Progetto

Per la gestione di progetti a lungo termine, le organizzazioni creano team di progetto diretti da un Project Manager. Egli coordina i diversi dipartimenti e riferisce direttamente all'alta direzione. Il Project Manager è il motore del progresso, prende decisioni e deve possedere capacità di leadership, organizzative e attitudine ai rapporti personali.

2. Programmazione del Progetto

In questa fase si procede ad allocare le risorse (persone, denaro, materiali) alle diverse attività, identificando le relazioni tra esse per raggiungere un'allocazione ottimale. Vengono utilizzate tecniche come i diagrammi di Gantt e i metodi CPM e PERT per decidere quali attività devono essere accelerate per rispettare le scadenze.

3. Controllo del Progetto

È necessario un monitoraggio regolare per individuare scostamenti e adottare misure correttive. Il controllo si concentra sugli obiettivi fissati in fase di pianificazione, senza dimenticare le esigenze del cliente. La funzione di controllo emette rapporti periodici per facilitare le azioni correttive in caso di deviazioni, utilizzando strumenti come Gantt, PERT e CPM.

Tecniche di Pianificazione e Controllo

Diagramma di Gantt

Creato prima dell'inizio del progetto, rappresenta le attività con barre orizzontali la cui lunghezza indica la durata. Permette di comprendere l'ordine di esecuzione e il calendario previsto. Man mano che il progetto progredisce, le barre vengono ombreggiate per indicare la percentuale di completamento (es. 60%). Una linea verticale indica la data corrente, permettendo di individuare immediatamente i ritardi.

Metodi del Percorso Critico (CPM e PERT)

Il CPM (Critical Path Method) è stato sviluppato nel 1954, mentre il PERT è nato nel 1958 per la Marina degli Stati Uniti (progetto missili Polaris), che richiedeva il coordinamento di migliaia di subappaltatori.

• CPM: Considera la durata di ogni attività come di tipo deterministico (certa). L'obiettivo è determinare se il progetto può terminare in orario.
• PERT: Gestisce l'incertezza nelle durate delle attività.

Fasi del CPM

1) Disegnare il grafico: Si basa sulle relazioni di precedenza tra le attività.

• Attività: Rappresentate da frecce.
• Nodi: Rappresentano l'inizio o la fine di un'attività (cerchi).

Regole di costruzione: un solo nodo di inizio e fine; due attività non possono condividere stessa origine e destinazione (si usa un'attività fittizia o dummy, rappresentata da una freccia tratteggiata con durata zero).

2) Calcolare i tempi: Determinare l'ora di inizio e fine di ogni attività.

3) Calcolo dei tempi Early e Late:

• Tempi Early (E): Il momento più anticipato in cui un nodo può essere raggiunto. Si calcola da sinistra a destra: Ej = max (Ei + dij).
• Tempi Late (L): Il momento più ritardato in cui un nodo può essere raggiunto senza ritardare il progetto. Si calcola da destra a sinistra: Li = min (Lj - dij).

4) Calcolare il margine di flessibilità (Float):

• Slack Totale: Il ritardo massimo consentito senza modificare la durata finale del progetto.
• Slack Libero: Il ritardo che non influisce sull'inizio delle attività successive.

Individuazione del Percorso Critico

Le attività critiche sono quelle con margine di flessibilità zero. Qualsiasi ritardo in queste attività ritarda l'intero progetto. Il percorso critico è la successione di attività critiche dal nodo iniziale al finale. La somma delle loro durate determina la durata complessiva del progetto.

Per ridurre la durata del progetto, il manager deve agire sulle attività critiche utilizzando straordinari, assunzioni o esternalizzazioni. Tuttavia, il modo migliore per accelerare un progetto è definirlo correttamente, eliminando attività inutili e ottimizzando la sequenza operativa.