Strategie per la Selezione e Valutazione dei Fornitori

Quali informazioni richiedere ai fornitori?

Una volta compilato l'elenco dei potenziali fornitori, è necessario contattarli, tramite lettera o di persona, per richiedere le informazioni fondamentali di cui abbiamo bisogno. Le informazioni chiave si concentrano principalmente su tre aspetti:

• Condizioni economiche: prezzo per unità per lotto, sconti commerciali, abbuoni e attuazione, spese di imballaggio, costi di trasporto e di assicurazione, modalità di pagamento e dilazioni fiscali.
• Condizioni tecniche: specifiche tecniche, qualità, packaging speciale, assemblaggio e installazione, periodo di garanzia, formazione degli utenti e assistenza per i ricambi post-vendita.
• Servizi post-vendita: termini di consegna, gestione dei resi di surplus, revisione dei prezzi e altri servizi accessori.

Selezione dei Fornitori (Vendor Selection)

Il processo di valutazione permette di effettuare una preselezione delle offerte tra i potenziali fornitori, basandosi sulla loro solidità finanziaria e sulla capacità di offrire prodotti di qualità.

Fattori relativi al prodotto e al fornitore

I principali fattori da considerare sono:

• Le caratteristiche tecniche e la facilità d'uso del prodotto.
• La formazione offerta dal fornitore e il tempo necessario per attuarla.
• La flessibilità del fornitore nel soddisfare le specifiche esigenze del cliente.
• La fiducia e la comprensione reciproca tra acquirente e venditore, garantendo comfort nella gestione dell'ordine di fornitura.

Una volta scelto un fornitore (o più fornitori), dobbiamo rispondere a tutte le aziende che hanno presentato la propria offerta. Ai fornitori non selezionati verranno indicati i motivi per cui non sono state accettate le loro condizioni; questo è fondamentale perché potrebbero presentare nuove offerte in futuro, lasciando così una porta aperta a possibili negoziazioni successive.

Caratteristiche per la valutazione dei fornitori

Per valutare correttamente i fornitori, si possono considerare i seguenti parametri:

1. Reputazione generale del fornitore.
2. Condizioni finanziarie.
3. Flessibilità del fornitore per adattarsi alle esigenze della società.
4. Esperienza pregressa con il fornitore in situazioni simili.
5. Servizi tecnici offerti.
6. Fiducia nel venditore.
7. Sistemazione e gestione nella fornitura dell'ordine.
8. Dati sull'adeguatezza dell'ordine.
9. Prezzo competitivo.
10. Dati tecnici dettagliati.
11. Facilità d'uso del prodotto.
12. Preferenze dell'utente principale del prodotto.
13. Programmi di formazione offerti dal fornitore.
14. Tempo necessario per la formazione del personale.
15. Affidabilità rispetto alla data di consegna promessa.
16. Facilità di manutenzione.
17. Qualità dell'assistenza post-vendita.

Valutazione dei fabbisogni aziendali

Il reparto acquisti, dopo aver ricevuto le richieste (newsletter), procede alla loro classificazione. Il processo standard segue solitamente queste fasi:

• Dare la preferenza alle applicazioni per materiali le cui scorte sono ai livelli minimi.
• Controllare se l'articolo è utilizzato regolarmente o se si tratta di un prodotto acquistato per la prima volta.
• Ordinare le richieste per materiali omogenei, materiali forniti da diversi fornitori o prodotti importati.
• Consultarsi con l'utente finale o il reparto tecnico prima di procedere con l'ordine.

Il passo successivo consiste nel decidere la qualità che i materiali devono soddisfare, la quantità richiesta, i tempi di consegna e le condizioni finanziarie. Quando sono coinvolti i reparti di alimentazione, produzione, magazzino e vendite, le risposte a domande su quanto acquistare, quando richiedere l'ordine e a quale prezzo, vengono generalmente risolte dal reparto tecnico o commerciale.

Le condizioni stabilite per la quantità di ogni ordine, o la scelta di effettuare un unico ordine a rate, influenzeranno l'intero processo di approvvigionamento. Per questo motivo, si utilizzano le informazioni provenienti dagli archivi aziendali, integrate con il sistema di stoccaggio, la politica degli acquisti e la situazione economica attuale.

Richiesta di preventivo e budget

La fase di richiesta delle offerte e del budget viene avviata nei seguenti casi:

• All'inizio di una nuova attività commerciale.
• Quando è necessario acquistare un nuovo prodotto.
• Quando non si è soddisfatti dei fornitori attuali.
• Per espandere il portafoglio fornitori esistente.
• Per dare seguito a recenti proposte pubblicitarie.

Poiché il processo di richiesta delle offerte comporta un costo economico, ci assicureremo di inviare la richiesta solo ai fornitori la cui risposta possa includere un'offerta di reale interesse.

A seconda della politica di approvvigionamento adottata dalla società, diversi fattori influenzano la decisione di acquistare dal produttore, dal grossista o da entrambi:

• Il tipo di prodotto richiesto.
• L'importo e il volume richiesti in ogni ordine.
• La sede logistica del negozio o del magazzino.
• I servizi specifici offerti dal fornitore.