Documenti Amministrativi Essenziali: Struttura e Redazione per Enti Pubblici

Ufficio

Questo è il documento utilizzato dalle agenzie o unità della pubblica amministrazione, regionale e locale per comunicare tra loro:

Le parti che compongono l'Ufficio sono:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Inizio

L'Inizio contiene i seguenti elementi:

• Carta intestata: Nome del ministero e/o ente pubblico o organismo o unità amministrativa.
• S/N., N/Rif.: Lettere o numeri che indicano il luogo di origine o di destinazione. Al primo invio, registrare il numero di riferimento del mittente; in risposta, indicare sia il riferimento ricevuto sia quello di risposta (S/N, N/Rif.).
• Oggetto: Deve essere scritto in modo breve e chiaro, indicando il motivo della comunicazione.

I campi S/Rif., N/Rif. e Oggetto devono preferibilmente essere scritti in grassetto.

Contenuto

Il Contenuto è la dichiarazione chiara e breve di ciò che si vuole comunicare.

Finale

La parte Finale dovrebbe essere costituita da diversi elementi:

• Luogo: Città in cui si trova l'ente pubblico che rilascia il documento.
• Data: Giorno, mese e anno della firma. Deve essere espressa in forma estesa, ad esempio: 8 gennaio 2009.
• Formula del firmatario: Identificazione della carica, come "Direttore Provinciale" o "Capo dell'Ufficio".
• Firma: Apposta dal responsabile.
• Identificazione del firmatario: Nome e cognome.
• Destinatario: Titolo o posizione del destinatario e nome dell'agenzia o ente a cui appartiene, ad esempio: Sig. Capo del Dipartimento Personale del Comune di Palma di Maiorca.

Nota Interna

Questo è il documento utilizzato per la comunicazione tra reparti o unità all'interno dello stesso ente. Gli organi superiori sono ministri, segretari di stato, segretari e vicesegretari generali, che hanno il rango di sottosegretario.

I componenti della Nota Interna sono:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Inizio

L'Inizio presenta i seguenti elementi:

• Carta intestata: Nome del ministero e/o ente pubblico o organismo o unità amministrativa.
• Luogo e data: Luogo e data di emissione.
• S/N., N/Rif.: Lettere o numeri dei riferimenti di origine o di destinazione del memo interno.
• Dal nome del mittente: Nome di chi ha firmato la nota interna, inclusa la sua professione.
• Al nome del destinatario: Nome del destinatario e la sua posizione.
• Oggetto: Breve descrizione del motivo della nota interna.

I campi S/Rif., N/Rif., Dal, Al e Oggetto devono preferibilmente essere scritti in grassetto.

Contenuto

Il Contenuto è costituito da una breve e chiara esposizione del motivo che ha generato il documento.

Finale

La Fine contiene la firma della persona che invia la nota.

Notifica

La Notifica è il processo mediante il quale l'organo competente notifica agli interessati o a coloro che erano interessati una risoluzione o un accordo.

Nel processo di notifica ci sono due fasi:

• Gestione della notifica.
• Pratica della notifica.

Gestione della Notifica

La Gestione della notifica deve essere effettuata entro dieci giorni dalla data in cui l'atto è stato emesso dall'autorità competente.

Pratica della Notifica

La Pratica della notifica è effettuata da un ufficiale (anche giudiziario), da ufficiali postali, ecc., o tramite mezzi telematici, come fax o posta elettronica (e-mail), all'indirizzo fissato dalla persona interessata nel documento amministrativo che ha causato l'atto o la decisione amministrativa.

Il documento che informa il cittadino di una comunicazione di notifica è chiamato Accreditamento della notifica.

Le parti che compongono l'Accreditamento della notifica sono le seguenti:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Inizio

La parte dell'Inizio del documento contiene i seguenti elementi:

• Carta intestata: Dove è indicato il nome del ministero o ente pubblico o organismo o unità amministrativa.

Su una linea separata deve comparire in lettere maiuscole: "PROVA DI SERVIZIO".

• Testo dell'Inizio: Fondamento giuridico attraverso il quale si procede all'accreditamento, che registra il/i documento/i riportato/i e indica la data della sua esecuzione, nonché l'identificazione con nome e cognome o ragione sociale del/della notificato/a.

Contenuto

Il Contenuto dovrebbe comprendere gli elementi indicati di seguito:

• Luogo: Indicare la casa o altro luogo in cui è stata notificata la comunicazione.
• Mezzo: Deve essere registrato il mezzo utilizzato per la notifica, come fax, servizio postale, messaggeria privata, ecc.
• Circostanze della notifica effettuata: Identificazione della persona che riceve la notifica (nome, data e titolo). Se rifiutata, specificare i motivi.
• Circostanze della notifica non effettuata: Se non si conosce il luogo di notifica o l'impossibilità di effettuarla deriva da altri motivi, questi vengono iscritti in questa sezione.

Finale

La parte Finale è costituita dai seguenti elementi:

• Luogo e data: Luogo e data in cui è stato redatto l'accreditamento della notifica.
• Firma: Apposta dal responsabile della notifica, indicando la sua posizione o professione, come impiegato postale, ufficiale giudiziario, ecc.

Pubblicazione o Bando

La Pubblicazione o Bando è un atto fisico che comporta l'inserimento di un atto amministrativo in un giornale ufficiale (come BOE, BOP, Bollettini dell'Autonomia) o su una bacheca, giornali o altri mezzi di comunicazione.

Domanda

Questo è il documento che contiene una o più richieste da parte di un/una cittadino/a o di organizzazioni, al fine di avviare l'azione dell'organo amministrativo a cui si rivolge per soddisfare richieste basate su un diritto soggettivo o un interesse legittimo.

I moduli di Domanda saranno stabiliti dall'Amministrazione quando si tratta di un gran numero di richieste, come nei concorsi, e saranno forniti gratuitamente ai cittadini, ad esempio negli uffici amministrativi.

La Domanda è costituita dalle seguenti parti:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Inizio

L'Inizio contiene i seguenti elementi:

• Nome del richiedente o del rappresentante.
• Numero ID del richiedente.

Nel caso in cui il richiedente (persona fisica) firmi la domanda per conto di un'entità (ad esempio, una società), si continuerà nella riga successiva con una dicitura simile alla seguente:

"A nome di [nome o ragione sociale della società che rappresenta], CIF [codice fiscale] e con sede in [tipo di strada, nome della strada, n. civico, CAP, città e provincia]."

Contenuto

La parte del Contenuto comprende:

• Esposto: Spiegazione dei motivi per cui viene fatta la richiesta, attraverso la loro elencazione:

In primo luogo...

In secondo luogo...

Terzo...

Qui, in un paragrafo a parte, è scritto: "Secondo quanto sopra".

• Richiesto: Chiara espressione della petizione o delle petizioni formulate, con la seguente elencazione:

In primo luogo...

In secondo luogo...

Terzo...

L'elencazione sia degli esposti che delle richieste è preferibilmente scritta in grassetto. Se queste due sezioni hanno un solo motivo e/o richiesta, rispettivamente, non è necessaria l'elencazione.

• Allegati: Si riferiscono ai documenti che potrebbero essere necessari. Possono essere suddivisi in due gruppi:
  • Documenti obbligatori: che devono necessariamente accompagnare la domanda, se richiesti.
  • Dati e informazioni: che i candidati desiderano fornire a causa del motivo che ha originato la richiesta.

Termine

Al Termine della domanda devono essere inclusi i seguenti elementi:

• Mezzo preferito: Per ricevere la notifica o la risposta alla richiesta, ovvero lettera, fax, supporto informatico, ecc.
• Luogo di notifica: Indirizzo o posizione per ricevere la notifica.

Questi due punti non vengono visualizzati quando alla domanda non è stata data una risposta personale, come nel caso delle domande presentate per un concorso.

• Luogo e data della domanda.
• Firma o sezione: Del richiedente o del rappresentante.
• Identificazione dell'ente: Unità amministrativa o persona a cui è indirizzata.

Inoltre, è necessario indicare che un numero crescente di amministrazioni include nei suoi moduli di domanda pagine web da compilare e poi stampare direttamente, con vari ministeri, università, comuni, ecc.

Dichiarazione

Questo è il documento con cui persone fisiche, persone giuridiche e altre organizzazioni (associazioni culturali, sportive, ecc.) attestano o registrano fatti, situazioni o circostanze, per l'ente pubblico, in virtù di una propria esigenza o delle circostanze in un dato momento.

A titolo di esempio, la dichiarazione può essere presentata da un contribuente a un ente pubblico per attestare di non aver ricevuto alcuna sovvenzione in un determinato periodo, oppure può essere presentata da un contribuente che dichiara, a causa della perdita del certificato rilasciato dal Ministero delle Finanze, di non essere tenuto a presentare le dichiarazioni dei redditi per richiedere, ad esempio, un determinato aiuto o sussidio.

Le parti che compongono la Dichiarazione sono:

• Inizio.
• Contenuto.
• Finale.

Inizio

Inizio, che si compone di:

• Nome e cognome della persona o delle persone coinvolte.
• NIF, indirizzo, codice di avviamento postale, città e provincia.
• Se la persona di cui sopra agisce per conto di una società, si continuerà con il seguente: "a nome di... (nome o ragione sociale della società)... con CIF... (codice fiscale)... e con sede legale in... (indicando via, piazza, ecc., CAP, città e provincia)..."
• Ragione per la compilazione e la firma della dichiarazione.

Contenuto

Contenuto, questa seconda parte si compone di:

• DICHIARA (parola sotto la sezione precedente) e poi si procede con l'esposizione dei fatti o della situazione che ha portato alla redazione del documento, nella sua elencazione:
• In primo luogo...

In secondo luogo...

Finale

Finale, che a sua volta è costituito dal luogo e data di redazione della dichiarazione (in forma estesa) e dalla firma del dichiarante. Non è necessario indicare "il sottoscritto" e i dati per l'identificazione sono già visualizzati.

Indirizzata a Sua Eccellenza il Sindaco di Bilbao, a nome di tutti i vicini di Baracaldo, chiedendo la pavimentazione delle strade che, nello stato in cui si trovano, sono praticamente impraticabili.

Rivolto al Colonnello Capo dell'Ufficio Reclutamento, si chiede la proroga per essere chiamato per un secondo anno della Scuola di Ingegneria Industriale di Barcellona.

Indirizzata al Direttore Generale della Cassa di Risparmio della provincia di Albacete da Don Angel González Sanz, 18 anni, domanda di partecipazione a concorsi per assistente amministrativo indetti da tale istituzione.

Indirizzata alla Delegazione del Settore Navarra, S.A. di Zaragoza Industrie di Giove (il cui direttore è Don Ottavio Gesù Benevi), richiesta di autorizzazione per installare una fabbrica di conserve a Tudela.